¿La Plataforma de contratación del Sector Público es un registro auxiliar?

"La creación de registros auxiliares no contradice la obligación de cada Administración de disponer de un Registro Electrónico General único" 

Por  valmonacid Contratación electrónica. Blog Nosoloaytos.  La pregunta no es baladí. Por un lado tenemos una Ley de procedimiento que establece la necesidad de disponer de un Registro electrónico único. Por otro lado tenemos la Ley de contratos, que obliga asimismo a disponer de una plataforma (la del Sector Público u otra) que permita la presentación de ofertas en forma electrónica, por lo que también funcionaría como una especie de registro… ¿auxiliar?

Bien, ante todo, sea un registro o no, procede la integración de la plataforma con la sede electrónica. Es, por así decirlo, un servicio de la misma. Aquí tenemos dos opciones: integrarla a su vez con el registro electrónico (de manera que aparezca como una funcionalidad especial del mismo, pero realice las anotaciones de forma correlativa), o bien articular la plataforma como un registro auxiliar independiente, al que por supuesto se accede desde la sede electrónica pero que realiza sus propias anotaciones.  Véase el Resumen del proyecto de licitación electrónica del Ayuntamiento de Alzira (Premio Novagob Excelencia 2016)

Registros auxiliares. Nos gusta más la segunda opción de las expuestas en el párrafo anterior. De hecho los registros auxiliares, a pesar de la regla del registro único, siguen existiendo, y la antigua plataforma del Estado (PLACE), hoy “del sector público” es, per natura, un registro auxiliar (además de un instrumento de publicidad), del mismo modo que FACe y otros registros de facturas lo son (el artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público establece que el proveedor/a que haya expedido una factura por servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública, tiene la obligación de presentarla ante un registro administrativo). Por otra parte no deben confundirse los registros auxiliares con las oficinas de registro auxiliares, que se definen como aquellas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla (ver fuente). Dicho de una forma más completa:

-Existen registros auxiliares descentralizados (en realidad oficinas descentralizadas), 

 -registros auxiliares desconcentrados, o de los Organismos dependientes (“Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende. El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo”, art. 16.1 LPAC), 

-y registros auxiliares por razón de la funcionalidad (o específicos para determinados trámites), como la plataforma de licitación o la de facturación.

La creación de registros auxiliares no contradice, por tanto, la obligación de cada Administración de disponer de un Registro Electrónico General único. Tanto dicho Registro, como la Plataforma de licitación, como en su caso otros registros auxiliares que se habiliten, deberán estar disponibles desde la Sede electrónica de la entidad.

¿La plataforma de licitación puede no ser un registro? Difícilmente, porque registra de entrada, con fehaciencia, documentación dirigida a la entidad pública con la que desea licitar. Al igual que también es difícilmente defendible que la plataforma se integre, y además lo haga de forma indiferenciada, con el registro electrónico general, ya que la LCSP, que es especial y específica para la contratación, exige tal plataforma, de manera que únicamente se podrá presentar la documentación destinada a licitar a través de la misma. Es por esto que entendemos que dicha documentación no se podría presentar en el registro general: “No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación” (art. 16.9 LPAC).

Características de la plataforma de licitación. Lo más importante es disponer de una plataforma (eso ante todo) y que esta permita presentar las ofertas en formato telemático con todas las garantías, y que cumpla los requisitos y garantías establecidos en las D.A.15, 16 y 17ª LCSP. Y de forma concreta:

-Obligatoriedad de la Plataforma. Debemos dotarnos, sí o sí, de una plataforma (propia o de la AGE) para permitir que la presentación de ofertas se lleve a cabo utilizando medios electrónicos, de conformidad con los requisitos establecidos en la Disposición Adicional decimoquinta. En efecto, sin perjuicio de la obligatoriedad del uso de la Plataforma de Licitación del Sector Público en materia de publicidad y transparencia, cada Entidad tiene libertad (hasta cierto punto), para utilizar dicha plataforma como herramienta de licitación electrónica o bien acudir a una de las existentes en el mercado (véase al respecto ¿Plataformas del Estado o plataformas privadas? Sobre la constitucionalidad de la D.A.2ª de la Ley de procedimiento).

-Seguridad y confidencialidad. En todo caso los órganos de contratación y los servicios dependientes de los mismos velarán por que en todas las comunicaciones, intercambios de información y operaciones de almacenamiento y custodia de información se preserven la integridad de los datos y la confidencialidad de las ofertas y las solicitudes de participación. Para ello resulta imprescindible que la Entidad tenga implantados previamente los esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad, en vigor desde enero de 2014. Ténganse en cuenta asimismo las Recomendaciones básicas de ciberseguridad del Centro Criptológico Nacional. La seguridad de la plataforma deberá garantizar que el contenido de las ofertas y de las solicitudes de participación no sea conocido hasta después de finalizado el plazo para su presentación o hasta el momento fijado para su apertura. Además, para contratos públicos de obras y concursos de proyectos, los órganos de contratación podrán exigir el uso de herramientas electrónicas específicas, tales como herramientas de diseño electrónico de edificios o herramientas similares. En estos casos y otros en los que se considere necesario por los órganos de contratación, estos podrán exigir la utilización de herramientas y dispositivos que no estén disponibles de forma general, a condición de que ofrezcan medios de acceso alternativos. En todo caso los medios electrónicos, informáticos y telemáticos a los que nos hemos referido deberán cumplir, además, los requisitos establecidos en la Disposición Adicional decimosexta LCSP. En los procedimientos de adjudicación de contratos, el envío por medios electrónicos de las ofertas podrá hacerse en dos fases, transmitiendo primero la huella electrónica de la oferta, con cuya recepción se considerará efectuada su presentación a todos los efectos, y después la oferta propiamente dicha en un plazo máximo de 24 horas; de no efectuarse esta segunda remisión en el plazo indicado, se considerará que la oferta ha sido retirada. Se entiende por huella electrónica de la oferta el conjunto de datos cuyo proceso de generación garantiza que se relacionan de manera inequívoca con el contenido de la oferta propiamente dicha, y que permiten detectar posibles alteraciones del contenido de ésta garantizando su integridad. Las copias electrónicas de los documentos que deban incorporarse al expediente, autenticadas con la firma electrónica reconocida del órgano administrativo habilitado para su recepción surtirán iguales efectos y tendrán igual valor que las copias compulsadas de esos documentos.

-Requisitos jurídico-técnicos de seguridad funcional. Además, según la D.A. 17ª, las herramientas y los dispositivos de recepción electrónica de las ofertas, de las solicitudes de participación, así como de los planos y proyectos en los concursos de proyectos y de cuanta documentación deba presentarse ante el órgano de contratación deberán garantizar, como mínimo y por los medios técnicos y procedimientos adecuados, que: a) Pueda determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las ofertas, de las solicitudes de participación, de la documentación asociada a éstas y las del envío de los planos y proyectos. b) Pueda garantizarse razonablemente que nadie tenga acceso a los datos y documentos transmitidos a tenor de los presentes requisitos antes de que finalicen los plazos especificados. c) Únicamente las personas autorizadas puedan fijar o modificar las fechas de apertura de los datos y documentos recibidos. d) En las diferentes fases del procedimiento de contratación o del concurso de proyectos, solo las personas autorizadas puedan acceder a la totalidad o a parte de los datos y documentos presentados. e) Sólo las personas autorizadas puedan dar acceso a los datos y documentos transmitidos, y sólo después de la fecha especificada. f) Los datos y documentos recibidos y abiertos en aplicación de los presentes requisitos sólo sean accesibles a las personas autorizadas a tener conocimiento de los mismos. g) En caso de que se infrinjan o se intenten infringir las prohibiciones o condiciones de acceso a que se refieren las letras b) a f) anteriores, pueda garantizarse razonablemente que las infracciones o tentativas sean claramente detectables. h) Garantía de accesibilidad para personas con discapacidad (DA 18ª). i) Protección de datos de carácter personal (DA 26ª y Reglamento General de Protección de Datos).

Publicidad. Es la otra funcionalidad de la plataforma de contratación del sector público, y en este caso la integración con la misma es obligatoria según ya apuntamos. Por ejemplo, los órganos de contratación del Ayuntamiento de Alzira están dados de alta en la Plataforma del Estado, y nuestro Perfil de contratante integrado.

Integración con el gestor de expedientes. Dicha integración es imprescindible. Las fases de la vida de un contrato son preparación, adjudicación, efectos y extinción. La plataforma se identifica con la fase de licitación, siendo la herramienta necesaria para hacer posible que los licitadores presenten sus ofertas por medios electrónicos. Esto quiere decir que debe integrarse con un expediente que arranca fechas atrás, normalmente mediante un oficio y un informe de necesidad, y que se tramita evidentemente a través del gestor de expedientes. Un gestor de expedientes al que debe regresar la propuesta de adjudicación de la mesa para derivarlo al órgano competente para adjudicar. En cierto modo, la plataforma y las funcionalidades de la plataforma “se incrustan” en el expediente, y por lo tanto en la herramienta de gestión, tanto a nivel formal como informático.