"Un proyecto tecnológico que va con retraso es un horror. Un proyecto que arranca si o si, antes de estar preparado es directamente un infierno de (como poco) meses"
Bueno, es
verdad que no es que podamos llamarlo “masivo”, pero en todo caso, es complejo,
importante y lo bastante serio como para que adaptemos parte de estos consejos
a las Administraciones Públicas. Hablemos de la Operación Salida de la
Administración electrónica.
Poner el coche a punto
Antes de comenzar el viaje conviene revisar el estado del
coche. Esto suele suponer mirar los niveles y las ruedas, que es algo que
puedes hacer solo. Luego, si el coche tiene tiempo, o lleva un rato sin
revisar, conviene hacer un chequeo en el taller.
En el caso de las organizaciones públicas tendríamos estos
dos niveles. En primer lugar, conviene hacer un inventario de cómo está la
organización de personal, parque informático, procedimientos, etc. Todo
ello a un primer nivel. ¿Por qué? Porque es mejor saber lo que falta y esperar
a que las cosas estén bien a que “las ruedas patinen” en mitad de un proyecto,
y generes una base de datos con información sensible en un entorno no seguro.
Luego están las revisiones más en profundidad. Si, por ejemplo, tenemos
que sacar un nuevo sistema de contabilidad adoptado a una nueva norma muy
posiblemente ni lo sepamos ni tengamos manera de hacerlo. Ahí sí que podemos ir
al taller.
No seas tacaño. Si crees que el coche no está muy allá, es
mejor salir de dudas que jugarse la vida en un ataúd con ruedas.
Lleva el material de emergencia para los pinchazos
Siempre puede haber pequeñas averías que podemos
resolver si tenemos el equipo y aprendemos a hacerlo. Es decir, si se pincha
una rueda y tenemos lo necesario para repararla (incluido el chaleco y los
triángulos), podemos evitar perder tiempo y dinero llamando a la grúa.
En el caso de la Administración electrónica ocurre lo mismo.
Uno no está del todo preparado para ataques como los recientes casos de ransomware,
especialmente cuando estos son muy avanzados. Pero al menos tener una
política de seguridad, un antivirus y los parches de seguridad aplicados nos
puede evitar un sofoco y dedicar tiempo y dinero a arreglar las cosas.
¿Te da miedo no saber cambiar la rueda? No te preocupes, no
es tan difícil, basta con acudir a un curso o, si ya te ha pillado, siempre
habrá alguien que te pueda ayudar, pero yo prefiero ayudar a tener que ser
ayudado.
Cumple el código de circulación
Hay dos muy buenas razones para cumplir las normas. La
primera, para que no te multen. La segunda, para no matarte.
En el caso de la Administración electrónica hay normas que
hay que aprender en lo que te corresponde. Como mínimo los Esquemas
Nacionales y la Ley de Protección de Datos tienes que tenerlas bien presentes. A
esto hay que añadir estas que aún no están tan detalladas o claras (las propias
leyes 39 y 40) pero, como diría cualquier guardia de tráfico “el
desconocimiento de la ley….”Es decir, hay que conocer qué podemos hacer y
qué no podemos hacer, o puede pasar cualquiera de las dos cosas.
Antes de salir, estudia y planifica el itinerario
No improvises un viaje largo. Antes de salir estudia a qué
hora estarás mejor, tendrás menos tráfico, te molestará menos el sol, etc.
Además, es buena cosa que tengamos presentes los itinerarios alternativos, los
posibles puntos de descanso o repostaje, etc.
Antes de iniciar un proceso de adaptación a la
Administración electrónica es conveniente que te plantees cosas similares. ¿Cuándo
puedo hacerlo? ¿En qué momento no será relegado por otro proyecto, o por una
tarea muy absorbente como la preparación de los presupuestos? ¿Cuándo podría y
debería frenar un poco el proyecto? Si no avanza lo bastante rápido ¿Qué otros
proyectos podría iniciar para compensar parones o retrasos?
Como diría Starscream:
Uno no puede hacer el primer movimiento sin tener claro el
último
No te obsesiones con la hora de llegar
Las cosas tardan lo que tardan. Obsesionarse con una
hora de llegada es exponerse a no descansar, correr asumir riesgos, etc. Es una
experiencia muy mala llegar muy tarde, o que el viaje dure el doble, pero es
una experiencia mucho peor tener un accidente de tráfico.
Un proyecto tecnológico que va con retraso es un horror. Un
proyecto que arranca si o si, antes de estar preparado es directamente un
infierno de (como poco) meses. Si hay que demorar el proyecto, demórarlo,
pero no lo arranques si la cosa no está en condiciones de funcionar, o
directamente perderás todo tu crédito, fiabilidad y legitimidad de tu
organización
Organizar el equipaje
Tener mucho equipaje es algo consustancial a unas largas
vacaciones. Cuando uno lo mete en el maletero se puede encontrar con que no
todo entra. Así que tienes que dejar cosas en casa, o tienes que darle vueltas
a cada bulto hasta que todo queda sin quitarte la visibilidad ni suponga un
riesgo de golpearte la cabeza.
En el caso de las organizaciones públicas el equipaje
es la cultura y el conocimiento de la organización.Hay una parte del bagaje
organizativo que no va a entrar en este nuevo viaje (como las compulsas).
Hayotros que directamente tendrás que ubicarlos o recolocarlos. Cuando
llegues, vas a poder disfrutar mucho de ellos, pero posiblemente, para
transportarlos tendrás que ponerlos donde menos te piensas, o desinflarlos. La
cuestión es que no debería ni impedirte ver lo que pasa, ni darte en la cabeza
cuando menos te lo esperas.
Descansa cuando toque
Un largo viaje en coche es algo más arriesgado de lo que
parece. El cansancio es algo que no se nota siempre, así que es mejor para
cuando te toca que esperar a que sea muy tarde. Tráfico dice cada 2 horas o 200 kilómetros .
En el caso de los proyectos tecnológicos y las
organizaciones, la situación es similar. Aunque no lo parezca, someter a
una organización al continuo estrés de proyectos de cambio como estos, tiene un
coste energético. La gente, incluso cuando sale bien, se cansa, tiene que
armonizarlo con su trabajo normal, asimilar lo que ha aprendido. Evidentemente,
la prisa de la ley es (supuestamente) grande, pero no por correr más llegamos
antes. Cuando acabes uno (o una etapa), toma aire, recapitula y piensa como ir
a mejor.
Respeta a otros conductores y al sentido común
Aunque te sepas las normas (todas) y tengas suficiente
frescura para tomar decisiones conforme a ella, por encima de eso está el
sentido común y la cortesía con otros conductores.
Conducir, como gestionar cambios, es una tarea en la que la
planificación corresponde a una esfera, pero la toma de decisiones llega mucho
más lejos. Uno no planifica cuando va a ceder el adelantamiento al
conductor que viene muy pegado detrás. Simplemente valora la circunstancia y
estima que es más seguro dejarle pasar. En el caso de un cambio, ocurre lo
mismo, a parte del plan, gestionar a las personas, los apoyos políticos,
proveedores o partners son cosas que se salen del plan inicial pero que hay que
decidir.
Como norma general, en los proyectos, como en la
carretera, cuanto más seguros estemos cada uno de nosotros, más seguros
estaremos todos.
Y con esto es posible que tengáis un buen viaje y un buen
proyecto de Administración electrónica. Pero, en todo caso, pasad unas buenas
vacaciones.
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