Blog de Víctor Almonacid.- Blog NosoloAytos.com. Uno de los pilares del proceso de implantación de la administración electrónica
es garantizar un funcionamiento electrónico interno mediante la adquisición e
integración de distintos programas y plataformas. Según la LRJ (especialmente
los arts. 38 a
48), las herramientas esenciales para el funcionamiento electrónico del sector
público son la sede electrónica, los certificados y sellos de las entidades
públicas, los certificados de los empleados públicos, el sistema de gestión de
expedientes y el sistema de gestión de expedientes de archivo.
En la presente
entrada nos referiremos a 10 cuestiones (+1) esenciales para la articulación de
este funcionamiento electrónico.
1.-
Creación y articulación de una sede electrónica
Resulta
imprescindible la creación y el mantenimiento de al menos una sede electrónica
en cada uno de los Ayuntamientos canarios. La sede electrónica es aquella
dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de
telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde al Ayuntamiento, o bien a uno
o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público dependientes de
aquel en el ejercicio de sus competencias.
2.-
Portal de internet y otros portales
Se
entiende por portal de internet el punto general de acceso electrónico cuya
titularidad corresponda a un Ayuntamiento que permite el acceso a través de
internet a la información publicada –a través de su enlace al Portal de
transparencia- y, en su caso, a la sede electrónica definida en el punto
anterior y al registro electrónico correspondientes. El registro electrónico
del Ayuntamiento deberá adaptarse a lo previsto en la Ley en relación a las
oficinas de asistencia en materia de registros.
Por
su parte, el portal de transparencia es una web institucional, revestida de una
serie de garantías jurídico-técnicas, que sirve de soporte para la publicación
de los documentos que son objeto de publicidad obligatoria en cumplimiento del
principio de publicidad activa contenido en las diferentes leyes de
transparencia. También puede incluir la información cuyo acceso se solicite con
mayor frecuencia.
El
Portal de la Transparencia deberá adecuarse a los siguientes principios
técnicos: a) Accesibilidad: se proporcionará información estructurada sobre los
documentos y recursos de información con vistas a facilitar la identificación y
búsqueda de la información; b) Interoperabilidad: la información publicada será
conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Reglamento
del ENI, así como a las normas técnicas de interoperabilidad; c) Reutilización:
se fomentará que la información sea publicada en formatos que permita su
reutilización, de acuerdo con lo previsto en la Ley 37/2007, de 16 de
noviembre, sobre reutilización de la información del sector público y en su
normativa de desarrollo (LTBG, arts. 10 y 11).
Se
procurará, de acuerdo con el principio de eficiencia y sin perjuicio del
principio de autonomía local, la integración con el Portal de transparencia del
Estado: http://transparencia.gob.es/.
El Portal de transparencia es instrumental y está al servicio de la estrategia
de Gobierno abierto del Ayuntamiento.
Asimismo,
el Ayuntamiento podrá disponer de un portal de facturación propio –denominado
en su caso “portal del proveedor”- que estará integrado en todo caso con FACe;
y un portal del licitador, para la presentación de documentos y ofertas en los
procedimientos de licitación pública.
3.-
Sistemas de identificación de los Ayuntamientos
Cada
Ayuntamiento podrá identificarse mediante el uso de un sello electrónico basado
en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos
exigidos por el Reglamento Europeo de Firma Electrónica (eIDAS) y la ley de
firma electrónica en lo que no se oponga el mismo. Estos requisitos y régimen
podrán concretarse, en su caso, en la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de
Certificados del Ayuntamiento que apruebe la Alcaldía.
4.-
Actuación administrativa automatizada
En
aras del principio de eficiencia, los Ayuntamientos tenderán hacia un
funcionamiento automático de sus procesos y gestiones electrónicos, tales como
la generación de copias auténticas, especialmente a través de sellos de órgano.
Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o
actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por un
Ayuntamiento en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya
intervenido de forma directa un empleado público.
La Edad Media ha
finalizado. Lo mejor es que podemos disfrutar sus maravillosos vestigios
arquitectónicos, pero no parece lógico funcionar a base de pergaminos
En
el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada,
cada Ayuntamiento podrá determinar los supuestos de utilización de los
siguientes sistemas de firma electrónica: a) Sello electrónico de entidad,
órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado
electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la
legislación de firma electrónica; b) Código seguro de verificación vinculado a
la entidad pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en
los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la
comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede
electrónica correspondiente.
5.-
Firma electrónica del personal al servicio de los Ayuntamientos y sus entes
dependientes.
Sin
perjuicio de lo anterior, la actuación de un Ayuntamiento, órgano, organismo
público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se
realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público.
Cada Ayuntamiento determinará los sistemas de firma electrónica que debe
utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al
titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que
presta sus servicios.
Por
razones de seguridad pública, respecto de puestos de trabajo especialmente
sensibles, los sistemas de firma electrónica podrán referirse sólo el número de
identificación profesional del empleado público.
6.-
Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación
Los
documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones
establecidos entre entidades públicas, órganos, organismos públicos y entidades
de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e
identificación de los emisores y receptores, en las siguientes condiciones:
Cuando
los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma entidad
pública, ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá
que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores autorizados y
la naturaleza de los datos a intercambiar.
Cuando
los participantes pertenezcan a distintas Administraciones, las condiciones y
garantías citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio
suscrito entre aquellas.
En
todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de
comunicaciones y la protección de los datos que se transmitan, conforme al
Esquema Nacional de Seguridad.
7.-
Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica.
Los
Ayuntamientos deberán determinar los trámites e informes que incluyan firma
electrónica reconocida o cualificada y avanzada basada en certificados
electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.
Con
el fin de favorecer la interoperabilidad y posibilitar la verificación
automática de la firma electrónica de los documentos electrónicos, cuando un
Ayuntamiento utilice sistemas de firma electrónica distintos de aquellos
basados en certificado electrónico reconocido o cualificado, para remitir o
poner a disposición de otros órganos, organismos públicos, entidades de Derecho
Público o Administraciones la documentación firmada electrónicamente, podrá
superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido
o cualificado.
Las
pautas establecidas en los últimos 5 epígrafes podrán desarrollarse y
concretarse, en su caso, en la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de
Certificados del Ayuntamiento que apruebe la Alcaldía.
8.-
Sistema de Gestión de Expedientes de Archivo (SGEA), o “Archivo
electrónico”.
Todos
los Ayuntamientos contarán con un Archivo electrónico, definido como un sistema
de almacenamiento único de los documentos electrónicos que corresponden a
procedimientos finalizados. El Archivo electrónico municipal cumplirá las
siguientes reglas:
Como
regla general, todos los documentos utilizados en las actuaciones
administrativas se almacenarán por medios electrónicos.
Los
documentos electrónicos deberán conservarse en todo caso en soportes de esta
naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento
o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información
necesaria para reproducirlo.
Se
asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y
soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Los
medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y
conservación de los documentos almacenados.
En
particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de
accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección
de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo
requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los
servicios y sistemas utilizados.
Los
Ayuntamientos podrán cumplir con esta obligación mediante su adhesión a la
herramienta Archive, y en todo caso a una solución del sector privado que
permita el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, de
acuerdo con las reglas anteriores, especialmente en cuanto al cumplimiento
riguroso del Esquema Nacional de Seguridad.
9.-
Sistema de Gestión de Expedientes (SGE), o “gestor de expedientes”.
Para
la gestión ordinaria de los procedimientos, el Ayuntamiento –y en su caso, sus entes
dependientes- contarán con un Sistema de Gestión de Expedientes (SGE), o
“gestor de expedientes”, como herramienta para la tramitación electrónica y
automática de los mismos. Dentro de este hito relativo a la adquisición e
implantación del gestor de expedientes, se procurará que la mayor parte del
personal municipal, y en todo caso las personas que tengan alguna
responsabilidad en la tramitación del procedimiento, dispongan
de certificado de firma electrónica.
Sin
perjuicio de la adquisición del SGE en el mercado privado, para facilitar el
cumplimiento de lo previsto en el presente objetivo operativo los Ayuntamientos
podrán utilizar la herramienta InSiDe (Infraestructura y Sistemas de
Documentación Electrónica), a través de todos o alguno de sus servicios: InSide
Base, G-Inside, y Suite CSV.
En
todo caso, el gestor de expedientes se integrará por un workflow predefinido
por los empleados públicos tramitadores, que tendrán en cuenta la adaptación de
los procedimientos preexistentes de cara a su catalogación y adaptación a las
normativa vigente en materia de procedimiento.
10.-
Adhesión a algunos servicios del CSAD
El
Ayuntamiento podrá adherirse o utilizar los servicios recogidos en el Catálogo
de Servicios de la Administración Digital, especialmente los siguientes:
-Punto
de Acceso General (PAG)
-Carpeta
Ciudadana
C-l@ve:
Sistema de identificación electrónica
-Apoder@:
Registro electrónico de apoderamientos (REA)
-Habilit@:
Registro de funcionarios habilitados
-GEISER
/ ORVE / SIR: Solución de registro electrónico
-Inside
y Archive: Documento, expediente y archivo electrónico
-Plataforma
de Intermediación de Datos (PID)
-Notific@:
Notificaciones electrónicas
-SIA:
Sistema de información administrativa
En
esta línea, el Centro de Transferencia de Tecnología ‐ CTT, publica un directorio general de aplicaciones
o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer la reutilización por todas las AAPP.
Se trata de un servicio estatal donde se publica un directorio general de
aplicaciones o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer su reutilización por
todas las Administraciones Públicas. Es posible encontrar soluciones
(proyectos, servicios, normativa, activos semánticos, etc.) útiles para el
desarrollo de la Administración electrónica. El entorno CTT‐PAe o directorio de soluciones del CTT, es el lugar
indicado para encontrar una solución, proyecto o/y servicio para reutilizar en
tu administración y contiene la información divulgativa sobre su uso. El CTT es
la respuesta al mandato del artículo 158 de la LRJ y del artículo 17 del
Reglamento del ENI. El CTT es el directorio general de aplicaciones para su
reutilización en la Administración General del Estado e interopera con los
directorios establecidos por otras Administraciones Públicas
…Y
11. Adquisición o reutilización de software
Los
Ayuntamientos deberán disponer, en todo caso, de las herramientas y recursos
necesarios para cumplir la normativa sobre procedimiento y funcionamiento
electrónico, especialmente en lo relativo a garantizar la relación electrónica
con los obligados por la ley y con las personas físicas que así lo prefieran.
Por
ello, además del SGE o gestor de expediente referido, adquirirán o utilizarán
cuantas herramientas, programas, plataformas o servicios en nube precisen, para
el cumplimiento de sus obligaciones legales y de acuerdo con los principios de
legalidad, eficiencia, autonomía local, servicio público, accesibilidad,
interoperabilidad, y reutilización de la información.
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