El papel de l@s funcionari@s en la administración electrónica

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" A pesar de las ventajas que reporta lo electrónico a las dos partes (a las AAPP y a la ciudadanía), lo cierto es que las personas necesitamos saber que hay alguien al otro lado, alguien que nos escucha y que nos explica el porqué de esto y de lo otro"

Por Tania Bernaldo de Quirós.- LegalToday.- Ya es una realidad, la Administración electrónica ha llegado. 10 años después de la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, parece que por fin el papel se queda atrás y los expedientes se tramitan electrónicamente.  

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, configura el procedimiento administrativo como un procedimiento electrónico, de tal manera que ya no se entiende que tenga que haber una ley específica de acceso electrónico y, por ende, deroga esta última.

Artículo 70. Expediente Administrativo. 1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Durante estos últimos 10 años, se han ido dando pasos en la tramitación electrónica, pero no ha sido fácil. Convertir a la Administración en una Administración electrónica, y a la vez eficaz y eficiente, precisa de unos recursos materiales y personales de los que las AAPP carecen. Y, además, está la resistencia de muchas de las personas que trabajan en las AAPP.

Soy de una generación que ha ido creciendo con las nuevas tecnologías y  pasar del papel a la pantalla del ordenador y  del expediente en papel al  electrónico le parece una transición natural, aunque este cambio no ha sido igual para tod@s.

A muchas personas les cuesta hacerse a la idea de no tener "a mano" un papel que coger para revisar, y que haya que estar moviendo el ratón o dándole al teclado, pero sin embargo las ventajas son innegables.

Tener disponible toda la información, el acceso inmediato a los expedientes, poder hacer consultas y obtener respuestas sin estar "persiguiendo" a nadie, es un avance y una mejora incuestionable.

Sin embargo, como he dicho antes, la implantación de una Administración electrónica, eficiente y eficaz, precisa de medios. De medios materiales, pero sobretodo de medios personales, porque sin la voluntad y la formación, la transición va a ser muy muy larga.

Las Administraciones públicas tienen que invertir tiempo y medios en  convencer a su mayor recurso, las personas, de que la implantación de la administración electrónica no es solo una obligación sino una mejora y una herramienta muy valiosa.

Desde que empecé a tramitar expedientes electrónicamente, he procurado que todos los expedientes y procedimientos que me corresponden tramitar, se hagan en formato electrónico.

Poder relacionar unos expedientes con otros, poder vincular el expediente origen con el expediente del recurso, poder acceder directamente a ese expediente origen, poder ver en qué fase está el expediente, desde cuando tiene la persona responsable el expediente en "su mesa", poder hacer una consulta a otra Sección con un pequeño paso, que llegue inmediatamente un correo avisando que tienes una consulta, que esa consulta aparezca directamente en la bandeja de tareas, y que cuando se conteste a la consulta se reciba un correo en el que se informe que se ha respondido a la consulta, poder incorporar informes directamente el expediente, sin tener que estar llevando los expedientes de una mesa a otra...son ventajas y avances en el trabajo diario que hacen que se reduzcan plazos y se puedan tramitar más expedientes.

Sin embargo, ¿dónde queda el trato con las personas? ¿dónde queda la relación con la ciudadanía?. Y es que entre los principios generales de las Administraciones públicas no solo está la eficacia en el cumplimiento de los objetivos fijados, sino que los dos primeros principios que enumera la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público son:

a) Servicio efectivo a los ciudadanos.

b) Simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadano

Cuando entré a trabajar en el Departamento en el que estoy ahora, conocí a JM, Licenciado en Derecho y funcionario desde hace 25 años.  Nos encontramos dos generaciones. Tuve que ir enseñándole las ventajas de lo informático, su practicidad, ayudarle con los problemillas diarios de los expedientes electrónicos y de la informática, mientras él me enseñaba el resto, el respeto y la atención a las personas, que son a quienes debemos nuestro trabajo, nuestros "clientes".

Y es que, a pesar de las ventajas que reporta lo electrónico a las dos partes (a las AAPP y a la ciudadanía), lo cierto es que las personas necesitamos saber que hay alguien al otro lado, alguien que nos escucha y que nos explica el porqué de esto y de lo otro. Hay muchas personas que todavía no se hacen a este nuevo sistema, y necesitan ver en persona el expediente, y ahí tenemos un problema que todavía no se ha resuelto del todo.

Sí, porque muchas veces me he encontrado con que alguna persona se presenta para ver un expediente y no hay salas ni ordenadores disponibles y tengo que atenderle en mi puesto de trabajo, en mi ordenador, con la incomodidad que supone para ambos, y más cuando se trabaja en una sala abierta y diáfana.

Implantar la administración electrónica, conlleva tener estos aspectos en cuenta, y es que por mucho que se haga electrónicamente, debemos y tenemos que estar por y para las personas.

Así que en mi empeño de seguir implantando la administración electrónica, espero no olvidar que el fin no debe ser otro que el del servicio efectivo a la ciudadanía y proximidad a las personas, tal y como enseñaste. D.E.P.