El Blog de Amalia López Acera.- Los gabinetes de comunicación son cada vez más relevantes
tanto para empresas, instituciones como administraciones públicas. Me apetecía
mucho conocer la opinión de una mujer que es experta en esta materia. Se trata
de la periodista Sandra
Ruiz González que durante 10 años ha sido responsable de FENAVIN, una
de las mayores feria del vino en España y que en la actualidad trabaja para
Repsol. Sandra es una experta en gabinetes de comunicación y tiene un Máster en
Comunicación Corporativa e Institucional.
Aquí os dejo el post que ha escrito con las claves que
definen los nuevos gabinetes de comunicación. Si queréis saber más sobre ella
aquí tenéis su web Sandra Ruiz
González.
En toda empresa o entidad pública existen muchos
contenidos que se pueden transmitir, y una buena gestión de la comunicación es
fundamental para el logro de los objetivos empresariales o institucionales.
La comunicación es una herramienta imprescindible en toda
compañía u organismo, ya que necesita ser noticia, aparecer en los medios de
comunicación y redes sociales y para ello, se requiere dedicar tiempo y
esfuerzo en la comunicación de la empresa o institución.
Un gabinete de comunicación se encarga de planificar y
desarrollar la estrategia de comunicación de una institución, con el claro
objetivo de conseguir una opinión pública favorable para la misma, para sus
responsables o, simplemente, para sus productos, o lo que es lo más importante,
un vehículo de expresión entre la empresa y la sociedad para mantener viva la
imagen de que lo que es, existe.
En el siguiente artículo detallo las 10 claves que debe
tener en cuenta un gabinete de comunicación de una empresa, institución o
administración pública para poder adecuarse a los nuevos tiempos que corren.
1.- Conocer el sector
Un profesional que trabaja en un gabinete de comunicación
debe conocer en profundidad todas las novedades, servicios y planes de futuro
de la institución para la que trabaja.
Además, debe estar al tanto de las nuevas tecnologías y
de las estrategias de comunicación online que están en constante evolución,
pues las redes sociales e internet, en general, han traído nuevos canales de
comunicación y herramientas que el gabinete de comunicación debe conocer y
utilizar como el diseño gráfico; marketing y publicidad; la generación de un
contenido de calidad y atractivo o el uso eficiente de las redes sociales.
2.- Buena relación con los medios de comunicación
Es fundamental que un gabinete de comunicación tenga una
excelente relación con los medios de comunicación, ya que éstos son
los encargados de transmitir al ciudadano las actividades que una institución o
empresa realiza.
Es imprescindible mantener una relación cordial,
profesional, transparente y permanente con los periodistas que componen todos y
cada uno de los medios informativos con los que trata una empresa u
organización, para que de este modo puedan transmitir a la ciudadanía los
mensajes que la administración o institución le interesen.
Además, deben estar siempre en contacto con los medios de
comunicación y conocer sus necesidades y contenidos. Debe estar disponible como
portavoz de la organización y debe atender las necesidades informativas de los
medios a través de notas de prensa, ruedas de prensa o entrevistas.
3.- Comunicación interna
La comunicación interna de las empresas o instituciones
también desempeña un rol protagonista en la estrategia de las organizaciones.
Impacta directamente sobre la gestión diaria y en los resultados finales de la
institución.
Toda entidad, ya sea pública o privada, debe desarrollar
una adecuada política de comunicación interna, comunicación dirigida al cliente
interno, es decir, al trabajador.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las
compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno
empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos
humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.
La comunicación interna ayuda a difundir su política y su
propia identidad y encauza el flujo de información, en especial sobre temas
fundamentales.
4.- Comunicación online
Si en el entorno offline es importante tener
una marca clara y una historia que la respalde, en la comunicación online lo
es aún más.
Una comunicación online eficiente ayuda a
conectar a la empresa con su público objetivo, a la vez que se da a conocer.
Estar presente en internet no solo es conveniente por los
cambios que se producen en la red sino que ayudará a fidelizar usuarios y a conseguir
atraer a otros nuevos.
5.- Plan de Comunicación
Todo gabinete de comunicación debe tener un plan de
comunicación para conseguir las metas y objetivos marcados por la institución.
El Plan de Comunicación debe tener tres características
fundamentales: ser estratégico, es decir, debe estar asociado a la gestión
estratégica de la organización; flexible, para introducir cambios durante la
elaboración y su aplicación e integral: no se puede perder de vista la
dimensión global de la institución.
6.- Comunicación de crisis
El gabinete de comunicación también es el responsable de
resolver una comunicación de crisis, es decir, aquella situación especial en la
que se encuentra una empresa o institución y que le afecta de forma negativa.
En estos casos, es muy importante que todo el mundo esté
muy informado, que los implicados se sientan escuchados y que la información
llegue a las personas que tengan que llegar.
Igualmente, se debe nombrar un portavoz que sea la única
persona que responda a las posibles preguntas de los periodistas y facilite
información veraz sobre las gestiones en relación a la crisis.
7.- Asesoramiento en estrategias
Los gabinetes de comunicación no solo ofrecen servicio de
comunicación sino también de asesoramiento en estrategias. Orientan a las
organizaciones sobre cómo deben comunicar ciertos contenidos, de qué forma y a
qué medio de comunicación dirigirse, por poner un ejemplo.
Ante cualquier imprevisto, el profesional de la
comunicación debe conocer la solución para dar ofrecer la mejor comunicación
corporativa.
8.- Herramientas para gestionar de forma eficaz la
comunicación
Los gabinetes de comunicación además de gestionar la
comunicación a través de los tradicionales soportes informativos para los
medios offline: notas de prensa, ruedas de prensa, entrevistas,
declaraciones, comunicados… debe establecer una comunicación estratégica online,
con ayuda de todas las herramientas y los canales por los que una
empresa puede comunicarse a través de internet para dar a conocer su marca y
sus productos o servicios.
En los gabinetes de comunicación se deben planificar
acciones para conseguir que la compañía o entidad aparezca en televisión, en
prensa general, en internet, etc… pero siendo, eso sí, siempre noticia.
Y cuando se trata del lanzamiento de nuevos productos y
servicios, el gabinete de comunicación debe organizar la comunicación del
evento, antes y después. Se trataría de la coordinación del evento, comunicarlo
a los medios para que asistan, y además preparar un Q&A (preguntas y
respuestas) con periodistas y usuarios, para que cualquier duda que surja sea
respondida de la mejor manera posible.
9.- Identidad visual corporativa
La comunicación de una institución no está formada solo
por palabras, en ella se incluyen también los elementos identificativos y
no verbales: logo, símbolos, los colores y la tipografía corporativa, entre
otros.
La unión y un adecuado uso de todos estos componentes
generan una comunicación eficaz. En comunicación no hay margen para la
improvisación, todos los elementos visuales deben ser medidos y estudiados
previamente.
La identidad visual corporativa hace que los públicos
reconozcan más fácilmente una empresa o institución. Resulta más fácil
diferenciarse si se cuenta con una imagen propia, que refleje lo que es la
institución o la empresa, y que esta sea más fácilmente reconocible y además
resulta atractiva.
10.- Posicionar a la empresa como referente del sector
Tener una buena comunicación corporativa aporta
notoriedad, beneficia la imagen de marca, posiciona como institución en el
sector y permite demostrar los conocimientos y habilidades de una institución y
su equipo dentro de ámbito o sector.
Todo ello refuerza la confianza de la empresa o
institución por parte de los clientes, consumidores o ciudadanos.
Por todo ello, sólo los profesionales de la comunicación
pueden conseguir que la comunicación corporativa obtenga un resultado óptimo y
adecuado a las características de cada institución.
En definitiva, un buen gabinete de comunicación debe
hacerse cargo de todo lo que conlleva la comunicación corporativa de una
entidad: desde el nacimiento de la idea de comunicación, su elaboración, su
envío hasta su aparición en los medios.
Un proceso que requiere tiempo y especialización. Ser
noticia y aparecer en televisión, en prensa general, en radio o en las redes
sociales no es tarea fácil y eso sólo lo podremos conseguir a través de un
gabinete de comunicación.
Si quieres que Sandra te ayude a gestionar la
comunicación externa e interna de tu empresa o administración puedes contactar con ella pinchando aquí
Otro post de interés: Inap. Por Severiano Fernández Ramos y José M.ª Pérez Mongui: Transparencia y Buen gobierno
Otro post de interés: Inap. Por Severiano Fernández Ramos y José M.ª Pérez Mongui: Transparencia y Buen gobierno
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