viernes, 24 de junio de 2016

Las 6 fechas cruciales del archivo electrónico único hasta llegar al 2 de Octubre de 2018

"Todas las administraciones públicas deberán contar con archivo electrónico único el 2 de octubre de 2018, pero la AGE se ha impuesto a sí misma la obligación de adelantar ese plazo unos meses y tenerlo en 2017"

Gerardo Bustos.- Novagob.-  Hay cierta confusión sobre las fechas que afectan al archivo electrónico único de acuerdo con las leyes 39 y 40 de 2015. Le fecha fundamental está clara: las administraciones públicas deberán contar con su archivo único el 2 de octubre de 2018. Pero hay otras fechas a tener en cuenta. Y sobre todo, hay una gran duda: ¿podrán las administraciones públicas cumplir el plazo del archivo único?
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos y su posterior desarrollo reglamentario marca un antes y un después en el despegue de la administración electrónica en España. Sobre todo porque estableció el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. A su vez, las administraciones públicas están obligadas a dotarse de los medios necesarios para que esos derechos puedan ejercerse.

El legislador ha pensado en digital
Las nuevas leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, dan un paso más. Estas dos leyes convierten la tramitación electrónica en la manera habitual de la actuación administrativa, enfocándonos hacia un inmediato horizonte de administración sin papeles.

La prueba de fuego de esa administración sin papeles es el archivo electrónico único, que es el punto final del trámite. Cada serie documental que aterrice en el archivo electrónico estará garantizando la existencia de un procedimiento digital.

Nos encontramos aquí con un  concepto doblemente novedoso. Por un lado, el archivo electrónico deberá garantizar la conservación de documentos electrónicos "en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento". Por otra parte, debe ser un archivo "único", idea totalmente revolucionaria y ligada a la liberación de la férrea atadura al espacio físico que impone el soporte papel. Una prueba palpable de que el legislador ha pensado en digital, cosa que al gestor le está costando mucho, cuando lo consigue.

La agenda del archivo único
La hoja de ruta del archivo electrónico único está marcada por una agenda legal muy específica, de la que cabe destacar media docena de fechas.

1.- 1/10/2015. Aprobación de las leyes 39 y 40 de 2015. Naturalmente, la aprobación de las dos nuevas leyes citadas antes ha sido el punto de partida. Ambas introducen por primera vez en nuestra legislación y en nuestra vida administrativa el concepto de archivo electrónico único. Especialmente en el artículo 17 de la Ley 39/2015.

2.- 2/10/2015. Publicación en el BOE de las leyes 39 y 40 de 2015.  La publicación de ambas leyes en el BOE, que se produce al día siguiente de su aprobación, es la que marca los plazos de entradas en vigor, general y específicos.

3.- 2/10/2016. Entrada en vigor de las leyes 39 y 40 de 2015. La disposición final séptima de la Ley 39/2015 y la disposición final decimoctava de la Ley 40/2015 fijan la entrada en vigor de ambas al año de su publicación en el BOE. Es decir, entran en vigor el 2 de octubre de 2016.

4.- 2/10/2017. Un archivo electrónico por cada ministerio. La disposición transitoria segunda de la Ley 39/2015 establece que una vez entre en vigor dicha ley, durante el primer año podrán mantenerse los archivos existentes. Pero el segundo año, es decir, a partir del 2 de octubre de 2017 "se dispondrá como máximo de un registro electrónico y un archivo electrónico por cada ministerio, así como de un registro electrónico por cada organismo público."
Esta disposición deja claro que la Administración General del Estado (AGE) cuenta con una meta intermedia: un año antes del archivo electrónico único, sólo podrá contar como máximo con un archivo electrónico por cada ministerio.
De esta disposición cabe deducir también que cuando se refiere a un archivo electrónico por ministerio está pensando en el ministerio y sus organismos como parte de un mismo archivo electrónico. Al menos eso se desprende al comprobar que del registro electrónico sí habla de uno por ministerio y uno por cada organismo. No hacer esa distinción con el archivo electrónico nos lleva a la idea de que el archivo electrónico único por ministerio abarca a cada ministerio y sus organismos.

5.- 2/10/2018. Obligatoriedad del archivo único. La misma disposición final séptima de la Ley 39/2015 que marca su entrada en vigor señala también que "las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley". Por tanto el archivo electrónico único de las administraciones públicas deberá ser realidad el 2 de octubre de 2018.

6.- 2017. Archivo electrónico único en los organismos de la AGE.  Cuando ya parece que tenemos claro el calendario del archivo electrónico único, el "Plan de transformación digital de la Administración General del Estado y sus organismos públicos. (Estrategia TIC 2015 -2020)", aprobado en Consejo de Ministros el 2 de octubre de 2015, establece un nuevo desafío cronológico.

En el anexo correspondiente a los hitos, el plan de estrategia establece que "en 2017, todos los organismos dispondrán un archivo electrónico único para los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados."

Por tanto, si bien todas las administraciones públicas deberán contar con archivo electrónico único el 2 de octubre de 2018, la AGE se ha impuesto a sí misma la obligación de adelantar ese plazo unos meses y tenerlo en 2017.

Plazos imposibles
La gran incógnita es saber si estamos en condiciones de cumplir esos plazos. Los plazos legales tienen un cierto descrédito, ganado a pulso por tantos plazos legales imposibles.

Por citar algún ejemplo, en el entorno de la administración electrónica, recordemos que el 10 de enero de 2010 entró en vigor el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica. Pues bien, en su disposición transitoria primera establece como solución extrema unos planes de adecuación al ENI que "en ningún caso serán superiores a 48 meses desde la entrada en vigor". Es decir, ese plazo extremo finalizó el 10 de enero de 2014, y como todos sabemos, aún estamos lejos de la plena adecuación al ENI.

Otro caso: el Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social. Establece tres niveles de ajuste a la prioridad 1 de la norma UNE 139803:2004. Las páginas nuevas se ajustan desde la entrada en vigor del real decreto. Las páginas existentes tenían seis meses de plazo para adaptarse. Tanto las páginas existentes como las nuevas tenían que adaptarse a la prioridad 2 de la norma UNE citada a partir de 31 de diciembre de 2008. Ni se ha cumplido en el grado que marca la ley ni probablemente se cumpla en mucho tiempo.

El problema de estos incumplimientos es que quitan credibilidad a los plazos legales.

La aplicación Archive
Para que estos plazos se cumplan se necesita, por un lado, los recursos y los medios. En este sentido, la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC) ha puesto al servicio de todas las administraciones públicas la aplicación Archive, que permite el archivo electrónico. Pero no sólo basta contar con la herramienta de archivo electrónico, sino que para llegar al archivo electrónico el expediente tiene que haber seguido un recorrido digital desde su nacimiento, de acuerdo con los estándares del ENI. Eso requiere inversiones y voluntad.

Aquí entra en liza otro factor más complejo: la voluntad y el cambio de cultura. No hay botón mágico que lo resuelva todo de forma automática. Miles de entidades y de organismos locales, autonómicos y de la AGE tienen que adaptarse a una nueva cultura, una nueva manera de pensar y una nueva organización del trabajo. Eso lleva tiempo.
Fuente: Legal Today


 *Gerardo Bustos es Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

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