"Todas las administraciones públicas deberán contar con archivo electrónico único el 2 de octubre de 2018, pero la AGE se ha impuesto a sí misma la obligación de adelantar ese plazo unos meses y tenerlo en 2017"
Gerardo Bustos.- Novagob.- Hay cierta confusión sobre
las fechas que afectan al archivo electrónico único de acuerdo con las leyes 39
y 40 de 2015. Le fecha fundamental está clara: las administraciones públicas
deberán contar con su archivo único el 2 de octubre de 2018. Pero hay otras
fechas a tener en cuenta. Y sobre todo, hay una gran duda: ¿podrán las
administraciones públicas cumplir el plazo del archivo único?
El legislador ha pensado
en digital
Las nuevas leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público, dan un paso más. Estas dos leyes convierten la tramitación electrónica
en la manera habitual de la actuación administrativa, enfocándonos hacia un
inmediato horizonte de administración sin papeles.
La prueba de fuego de esa
administración sin papeles es el archivo electrónico único, que es el punto
final del trámite. Cada serie documental que aterrice en el archivo electrónico
estará garantizando la existencia de un procedimiento digital.
Nos encontramos aquí con
un concepto doblemente novedoso. Por un lado, el archivo electrónico
deberá garantizar la conservación de documentos electrónicos "en un
formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del
documento". Por otra parte, debe ser un archivo "único", idea
totalmente revolucionaria y ligada a la liberación de la férrea atadura al
espacio físico que impone el soporte papel. Una prueba palpable de que el
legislador ha pensado en digital, cosa que al gestor le está costando mucho,
cuando lo consigue.
La agenda del archivo
único
La hoja de ruta del
archivo electrónico único está marcada por una agenda legal muy específica, de
la que cabe destacar media docena de fechas.
1.- 1/10/2015. Aprobación
de las leyes 39 y 40 de 2015. Naturalmente, la aprobación de las dos
nuevas leyes citadas antes ha sido el punto de partida. Ambas introducen por
primera vez en nuestra legislación y en nuestra vida administrativa el concepto
de archivo electrónico único. Especialmente en el artículo 17 de la Ley
39/2015.
2.- 2/10/2015. Publicación
en el BOE de las leyes 39 y 40 de 2015. La publicación de ambas
leyes en el BOE, que se produce al día siguiente de su aprobación, es la que
marca los plazos de entradas en vigor, general y específicos.
3.- 2/10/2016. Entrada en
vigor de las leyes 39 y 40 de 2015. La disposición final séptima de la Ley
39/2015 y la disposición final decimoctava de la Ley 40/2015 fijan la entrada
en vigor de ambas al año de su publicación en el BOE. Es decir, entran en vigor
el 2 de octubre de 2016.
4.- 2/10/2017. Un archivo
electrónico por cada ministerio. La disposición transitoria segunda de la
Ley 39/2015 establece que una vez entre en vigor dicha ley, durante el primer
año podrán mantenerse los archivos existentes. Pero el segundo año, es decir, a
partir del 2 de octubre de 2017 "se dispondrá como máximo de un registro
electrónico y un archivo electrónico por cada ministerio, así como de un
registro electrónico por cada organismo público."
Esta disposición deja
claro que la Administración General del Estado (AGE) cuenta con una meta
intermedia: un año antes del archivo electrónico único, sólo podrá contar como
máximo con un archivo electrónico por cada ministerio.
De esta disposición cabe
deducir también que cuando se refiere a un archivo electrónico por ministerio
está pensando en el ministerio y sus organismos como parte de un mismo archivo
electrónico. Al menos eso se desprende al comprobar que del registro
electrónico sí habla de uno por ministerio y uno por cada organismo. No hacer
esa distinción con el archivo electrónico nos lleva a la idea de que el archivo
electrónico único por ministerio abarca a cada ministerio y sus organismos.
5.- 2/10/2018.
Obligatoriedad del archivo único. La misma disposición final séptima de la
Ley 39/2015 que marca su entrada en vigor señala también que "las
previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro
electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso
general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán
efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley". Por tanto el
archivo electrónico único de las administraciones públicas deberá ser realidad
el 2 de octubre de 2018.
6.- 2017. Archivo
electrónico único en los organismos de la AGE. Cuando ya parece que
tenemos claro el calendario del archivo electrónico único, el "Plan de
transformación digital de la Administración General del Estado y sus organismos
públicos. (Estrategia TIC 2015 -2020)", aprobado en Consejo de Ministros
el 2 de octubre de 2015, establece un nuevo desafío cronológico.
En el anexo
correspondiente a los hitos, el plan de estrategia establece que "en 2017,
todos los organismos dispondrán un archivo electrónico único para los
documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados."
Por tanto, si bien todas
las administraciones públicas deberán contar con archivo electrónico único el 2
de octubre de 2018, la AGE se ha impuesto a sí misma la obligación de adelantar
ese plazo unos meses y tenerlo en 2017.
Plazos imposibles
La gran incógnita es saber
si estamos en condiciones de cumplir esos plazos. Los plazos legales tienen un
cierto descrédito, ganado a pulso por tantos plazos legales imposibles.
Por citar algún ejemplo,
en el entorno de la administración electrónica, recordemos que el 10 de enero
de 2010 entró en vigor el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración
electrónica. Pues bien, en su disposición transitoria primera establece como
solución extrema unos planes de adecuación al ENI que "en ningún caso
serán superiores a 48 meses desde la entrada en vigor". Es decir, ese
plazo extremo finalizó el 10 de enero de 2014, y como todos sabemos, aún
estamos lejos de la plena adecuación al ENI.
Otro caso: el Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las
personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados
con la sociedad de la información y medios de comunicación social. Establece
tres niveles de ajuste a la prioridad 1 de la norma UNE 139803:2004. Las
páginas nuevas se ajustan desde la entrada en vigor del real decreto. Las
páginas existentes tenían seis meses de plazo para adaptarse. Tanto las páginas
existentes como las nuevas tenían que adaptarse a la prioridad 2 de la norma
UNE citada a partir de 31 de diciembre de 2008. Ni se ha cumplido en el grado
que marca la ley ni probablemente se cumpla en mucho tiempo.
El problema de estos
incumplimientos es que quitan credibilidad a los plazos legales.
La aplicación Archive
Para que estos plazos se
cumplan se necesita, por un lado, los recursos y los medios. En este sentido,
la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC) ha
puesto al servicio de todas las administraciones públicas la aplicación
Archive, que permite el archivo electrónico. Pero no sólo basta contar con la
herramienta de archivo electrónico, sino que para llegar al archivo electrónico
el expediente tiene que haber seguido un recorrido digital desde su nacimiento,
de acuerdo con los estándares del ENI. Eso requiere inversiones y voluntad.
Aquí entra en liza otro
factor más complejo: la voluntad y el cambio de cultura. No hay botón mágico
que lo resuelva todo de forma automática. Miles de entidades y de organismos
locales, autonómicos y de la AGE tienen que adaptarse a una nueva cultura, una
nueva manera de pensar y una nueva organización del trabajo. Eso lleva tiempo.
Fuente: Legal Today
*Gerardo Bustos es Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
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