Por Antonio Arias. Fiscalización.es.- El Tribunal de Cuentas Europeo acaba de publicar un
interesante informe titulado “Espacio
de oficinas de las instituciones de la UE” con el subtítulo “Algunas buenas
prácticas de gestión, pero también insuficiencias”.
Concluyen los auditores que, en general, las instituciones
de la UE gestionan de manera eficiente sus gastos en espacio de oficinas aunque
la mayoría de los grandes proyectos sufren retrasos que generan costes
adicionales. Además, a menudo su financiación es innecesariamente compleja y
los presupuestos no siempre son transparentes. Los auditores formulan una serie
de recomendaciones de mejora.
Los auditores examinaron las estrategias inmobiliarias de
las cinco instituciones de la UE con mayor espacio de oficinas: el Parlamento,
el Consejo, la Comisión, el Tribunal de Justicia y el Banco Central Europeo.
Los mecanismos de financiación de los grandes proyectos de
construcción analizados por el Tribunal a menudo eran complejos y afectaban en
algunos casos a la transparencia del presupuesto. La mayoría de estos proyectos
sufrió retrasos y, algunos de ellos, costes adicionales sustanciales. Por
ejemplo, el presupuesto original estimado para el proyecto KAD II del
Parlamento Europeo en Luxemburgo era de 317,5 millones de euros en 2005. El
proyecto sufrió importantes retrasos, su escala se redujo y el presupuesto se
revisó en 2009 hasta 363 millones de euros. El proyecto JMO II de la Comisión
Europea, también en Luxemburgo, sufrió retrasos prolongados. Los auditores
estiman que la Comisión contraerá gastos de alquiler por un importe de 248
millones de euros debido a la necesidad de alquilar espacio adicional.
Las estrategias inmobiliarias no siempre se formalizan y la
planificación de sus necesidades de edificios podría mejorar.
En palabras de Jan Gregor, Miembro del Tribunal de Cuentas
Europeo responsable del informe, «las instituciones de la UE deberían
establecer, antes del final de 2019, procedimientos de gestión adecuados para
los grandes proyectos de construcción y renovación».
Las instituciones de la UE cooperan y aplican principios
parecidos en la toma de decisiones. No obstante, definen sus principales
principios y objetivos para la gestión inmobiliaria en varios documentos.
Algunos están desfasados y otros se aplican sin aprobación formal. En el
momento de la auditoría, las instituciones no habían evaluado el enfoque de
«Nuevas formas de trabajar», que introduce espacios de trabajo colaborativos y
una cultura de trabajo más flexible.
Las decisiones sobre el espacio de oficinas están bien
fundadas, pero los mecanismos de financiación de proyectos de construcción con
frecuencia son complejos y afectan la transparencia presupuestaria
Según los auditores, el seguimiento y la información sobre
los parques inmobiliarios de la mayor parte de las instituciones no es
adecuado. Para su gestión interna, la mayoría de ellas no supervisa
periódicamente los indicadores del coste de sus edificios y de la eficiencia de
su utilización. Aunque las instituciones de Bruselas y Luxemburgo han acordado
la armonización de la medición de las superficies, los datos no están
plenamente estandarizados y la comparación resulta difícil. La información
transmitida a las autoridades presupuestarias no permite realizar comparaciones
ni analizar la eficiencia.
Los auditores recomiendan que las instituciones de la UE:
-actualicen y formalicen sus estrategias inmobiliarias y
actualicen periódicamente los documentos de planificación;
-aumenten la transparencia presupuestaria de la utilización
de mecanismos de financiación de proyectos de construcción;
-establezcan procedimientos de gestión adecuados para grandes
proyectos de construcción y renovación;
-mejoren la coherencia de los datos y el seguimiento de sus
parques inmobiliarios, y
-evalúen el enfoque de «Nuevas formas de Trabajar»; En este
sentido, las instituciones deberían: i) evaluar los resultados de la
implantación de proyectos NWoW y ii) integrar sus resultados en reflexiones
estratégicas sobre el desarrollo de sus estrategias inmobiliarias y políticas
de recursos humanos. El plazo de aplicación: i) final de 2019 e ii)
final de 2020.
Nuevas formas de trabajar
En relación con este último apartado, el epígrafe 23 y
siguientes del informe presenta el denominado enfoque NWoW («Nuevas
formas de Trabajar») que tiene como finalidad transformar el entorno de oficina
con la introducción de espacios de trabajo colaborativo y una cultura de
trabajo más flexible, lo que no supone necesariamente la reducción del espacio
de oficina, sino más bien la transformación del entorno y de la cultura del
trabajo en cooperación con la dirección y el personal, y con el compromiso de
estos. Requiere el desarrollo de herramientas específicas en tres ámbitos
principales: Recursos humanos/cultura de la organización (incluido el enfoque
basado en la actividad, la política de teletrabajo y la evaluación del
personal), Tecnologías de la información y la comunicación (infraestructura
informática fiable y sin soporte de papel) y Espacio de trabajo (espacios
silenciosos, espacios colaborativos, diseño de la oficina, etc.). Ya hemos
hablado de esto en la reseña de la conferencia de Magdalena
Cordero en el VIII CONASP del FIASEP 2018.
Según el Tribunal, las instituciones de la UE han
introducido el enfoque NWoW por medio de distintas iniciativas y cambios. Por
ejemplo, implantando el teletrabajo ocasional o estructural, como oportunidad
para alternar períodos regulares de teletrabajo y de trabajo en la oficina,
cuando sea posible. En el Consejo y en los Comités, la introducción del
teletrabajo estructural ha dado lugar a un uso más denso del espacio de
oficina, mediante la introducción de oficinas compartidas para teletrabajadores
estructurales.
La Comisión introdujo espacios segmentados y colaborativos
en tres edificios de Bruselas para optimizar el uso de la superficie
disponible. Según la Comisión, esto supuso un aumento medio del 46 % en la
ocupación de estos edificios. Los resultados de la encuesta de satisfacción del
personal que trabaja en entornos colaborativos en estos tres edificios aún no
estaban disponibles en el momento de la fiscalización. En Luxemburgo, la
Comisión utiliza espacios de trabajo colaborativo para alrededor de doscientas
personas en dos edificios.
El Parlamento encargó estudios de viabilidad con miras a
crear espacios colaborativos en dos nuevos proyectos inmobiliarios. Aunque el
proyecto en su forma original fue abandonado posteriormente, el Parlamento está
aplicando algunos de sus elementos en estos dos edificios, sobre la base de un
diálogo con los servicios afectados.
En definitiva, el enfoque NWoW entraña costes
adicionales de inversión y se aplica por lo general como parte de
proyectos de reforma o de nueva construcción. Las instituciones todavía no han
evaluado completamente los beneficios económicos y de otro tipo de los espacios
de trabajo colaborativo ejecutados, somo el aumento de la productividad.
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