"El Ayuntamiento Gijón ha lanzado un ambicioso proyecto para transformar digitalmente toda su Administración"
Javier García. Sintetia.com. “En
2020 a
más tardar, las administraciones públicas y las instituciones públicas de la
Unión Europea deberían ser abiertas, eficientes e integradoras, y prestar
servicios públicos digitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y
de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas de la UE. Se aplican enfoques
innovadores para diseñar y prestar mejores servicios de conformidad con las
necesidades y las demandas de la ciudadanía y las empresas. Las
administraciones públicas aprovechan las oportunidades que brinda el nuevo
entorno digital para facilitar sus interacciones con las partes interesadas y
entre sí”, ésta es la
ambiciosa visión que rige el Plan
de Acción sobre Administración Electrónica de la UE 2016-2020.
Estos ambiciosos planes y objetivos tienen un gran
impacto en la eficiencia de las economías, en el funcionamiento de las
instituciones y la calidad de servicios –que son muchísimos- que toda
administración pública nos presta cada día.
Pero
como todo objetivo, la clave está en la acción y lo que hay que hacer para
lograrlo. Se lleva trabajando intensamente en los últimos años por modificar y
crear legislación que ayude a transformar digitalmente las Administraciones
públicas; para conseguir eficiencia y un mejor funcionamiento. En cambio, ya
como una especie de mantra, que en muchas ocasiones no dejará de ser verdad, se
tiende a poner el foco en que las organizaciones públicas tienen un sistema de
funcionamiento con grandes inercias, donde el talento de su personal no se
puede potenciar al máximo y donde los procesos suelen comerse, literalmente,
casi todo intento de cambiar y mejorar.
En
este sentido hoy queríamos bajar a la arena con un caso que conocemos. El Ayuntamiento Gijón ha
lanzado un ambicioso proyecto para transformar digitalmente toda su
Administración. No sólo se trata de adaptarse a una nueva normativa, han
querido ir más allá, introducir técnicas de gestión del cambio –más típicas de
empresas privadas-, una formación muy personalizada y específica y un trabajo
que suponga un cambio de cultura en pro de mejorar. Transparencia, seguridad de
la información, cambio, digitalización…son palabras que hoy queríamos bajar a
lo concreto de la mano de tres grandes profesionales que trabajan diariamente
en este ámbito.
Por
un lado, Fernando
Álvarez, que es Jefe Servicio Planificación y Modernización en Ayuntamiento
de Gijón. Fernando es Funcionario de Carrera, Técnico de Administración General
con 18 años de experiencia en proyectos de modernización y desarrollo
organizativo e innovación tecnológica y en los procesos de gestión y ahora
mismo está liderando internamente este proyecto de transformación digital en
Gijón. En el ámbito externo, el proyecto está siendo dirigido por Miguel
Ángel Lubián, de la empresa InstitutoCIES. Miguel
es ingeniero informático que ha desarrollado toda su carrera profesional en el
ámbito de la seguridad de la información, la transparencia y la transformación
digital de las organizaciones. Trabaja para empresas y organizaciones públicas
que son una referencia nacional y su punto de vista nos permite tener un buen
diagnóstico de los retos que suponen el llevar a cabo esta tipología de retos.
Y, por otro lado, nuestro colaborador y miembro de Sintetia, Xavier Marcet,
presidente de Lead To Change.
Xavier también está colaborando en este proyecto de Gijón, y como saben
nuestros lectores, él es uno de los mejores expertos en innovación del panorama
nacional. Trabajar para introducir un cambio en la cultura de una organización
es todo un reto del que nos hablará.
Fernando Álvarez, “con la
nueva normativa se van a reducir drásticamente las trabas burocráticas para los
ciudadanos”
::
Fernando, digitalización es una palabra de moda, incluso (o más) en las
administraciones locales, pero ¿en qué consiste?
Más
que una moda es una realidad. La sociedad está en un proceso de transformación,
o más de revolución, derivado de la utilización intensiva de las tecnologías en
el día a día de las personas. Lo mismo está sucediendo en los sectores
productivos. Si en el sector servicios ya es una realidad, en la industria se
está acelerando con la denominada industria 4.0.
La
administración no es ajena a su entorno y está forzada, ahora obligada por la
propia ley de procedimiento, a incorporar tecnologías de la información en sus
servicios.
De
lo que se trata es de convertir el soporte físico en soporte digital. La
administración produce servicios que como tales son intangibles y que se
sustentan en una cantidad ingente de información. Hasta ahora la información
estaba soporta en documentos en soporte papel y, con la digitalización, la
información estará estructurada y podremos optimizar la gestión de los
servicios públicos. Nos convertimos en gestores de información y la información
se convierte en el principal activo para la gestión.
::
Como decías, la necesidad de esta digitalización parece que se ha hecho cada
vez más importante, posiblemente por los cambios normativos en este campo. ¿Nos
podrías resumir esos cambios para situar a nuestros lectores?
(Fernando) En
primer lugar, tenemos que hacer una referencia a la eclosión de normas que se
han venido aprobando desde el año 2007 y el esfuerzo realizado por la
Administración General del Estado para normalizar los pilares de la denominada
administración electrónica (hoy digital). Me refiero a la normalización de los
expedientes electrónicos, los documentos electrónicos, los procesos de cambio
de soporte (digitalización certificada), los mecanismos de firma e
identificación y su validación, el intercambio de datos y el intercambio de
documentos y registros.
Es
un trabajo que nos permite avanzar más rápido de lo que nos podemos imaginar.
Hoy tenemos un verdadera ordenamiento jurídico de la administración electrónica
y el estado del arte de las soluciones de gestión es avanzado y responde al
nuevo contexto.
En
segundo lugar, la nueva ley de procedimiento va a acelerar este proceso de
transformación digital. Por un lado se establecen una serie de personas
(sujetos obligados los denomina la ley
39/2015) que a partir del 2 de octubre de 2016 estarán obligados a
relacionarse por medios electrónicos con su administración. Tanto para
presentar documentos como para recibir notificaciones.
Por
otro lado, se actualiza la esfera de derechos de las personas interesadas para
adecuarlos a la nueva realidad derivada de la aplicación de los instrumentos de
la administración electrónica. La famosa interoperabilidad nos permite ampliar
la órbita de derechos como, por ejemplo, no aportar documentos o garantizar el
acceso a la consulta del expediente electrónico.
En
clave interna, la tramitación de los expedientes se tendrá que realizar
íntegramente por medios electrónicos. Esto no supone un simple cambio de
soporte. Como he comentado, existen normas técnicas que definen los datos
(metadatos) y componentes de un documento electrónico o de un expediente
electrónico. Esto nos va a permitir convertir la producción administrativa en
papel en la gestión de información estructura.
Disponer
de información estructurada y normalizada es el paso previo para incorporar la
automatización. Por ejemplo, una vez firmado un documento que éste, si así esta
definido, se publique en el portal de transparencia. O que un dato consolidado
se publique automáticamente en conjuntos de datos abiertos para que se puedan
reutilizar para la reutilización por el ecosistema de innovación y
emprendimiento.
La
diferenciación de lo externo y de lo interno se difumina y avanzamos en
convertirnos en una administración para y DEL ciudadano: Las bases del gobierno
abierto. Sin información no hay transparencia y se dificulta la participación y
colaboración ciudadana. Y no digamos lo que implica no contar con información y
la dificultad ello tiene en la gestión.
Por
último, además de que las relaciones con determinados colectivos sean por
medios electrónicos, que la gestión interna de los procedimientos y expedientes
se realicen íntegramente en soporte electrónico, las relaciones entre
administraciones tendrán que realizarse por medios electrónicos.
Como
os podéis imaginar se derivan ahorros importantes para la administración como
está sucediendo con la factura electrónica, con la notificación electrónica o
con los registros electrónico. Desde el punto de vista de la sociedad se
reducen las trabas burocráticas derivadas de las cargas administrativas
soportadas para relacionarse con las administraciones públicas. Importante, sin
perder rigor ni garantías en el procedimiento. Desde mi punto de visto, todo lo
contrario, se refuerza y es una buena oportunidad de reforzar la confianza de
la sociedad en sus administraciones públicas.
Xavier Marcet: “Los
profesionales públicos serán más inteligentes al usar herramientas inteligentes
y esto nos facilitará un salto importante”
::
Xavier, lo que comenta Fernando es todo un reto para una administración local,
que supone mucho trabajo para cambiar la forma de HACER las cosas. Se trata de
absorber conocimiento, tecnologías o nuevos procesos que empiezan a imponerse
en empresas con más capacidad para innovar, a este respecto:
1.-
¿Cuáles crees que pueden ser las barreras para absorber nuevas formas de HACER
en estas organizaciones?
Sin
duda, las grandes barreras son las inercias y las ortodoxias impregnadas hasta
el fondo de las culturas corporativas. Las culturas inmovilistas hacen tanto
daño a la administración como los recortes en recursos.
2.-
Vas a estar involucrado en este proyecto de Gijón, hablemos de cosas concretas,
¿cómo es el trabajo el acompañamiento y el fomento de una cultura pro-el-cambio
en una administración pública?
(Xavier) Es un trabajo de personas. El cambio real
sucede cuando las personas lo experimentan. Se trata de convertir el cambio en
una iniciativa que además de crear más valor a los ciudadanos desde la
administración, también ayude a crecer a aquellas personas de la administración
que están muy comprometidas en la creación de valor público, que son muchas.
Por tanto buscaremos asentar el cambio en las personas y para las personas.
::Fernando, Gijón es una de las administraciones públicas de
mayor referencia en el campo de la transparencia y otros ámbitos en los que
estáis trabajando. ¿Cómo has vivido ese proceso de trabajo continuo de
transformar una administración local –cada vez con más competencias y en un
contexto de mucha contención presupuestaria? ¿Cuáles son las principales
barreras que una organización así tiene que ir derribando?
La transformación de una
organización es muy compleja. Nosotros nos hemos centrado en construir y
consolidar las infraestructuras necesarias para que ahora, con la nueva ley
tengamos la capacidad de cumplir las obligaciones que se establecen para
garantizar los derechos de los ciudadanos.
En cuanto a la contención
presupuestaria en Gijón hemos apostado por un modelo de gobernanza de las
tecnologías de la información y cominicación que es muy competitivo. Contamos
con una plataforma de gestión integral corporativa que se reutiliza
internamente. Nace como respuesta al plan de sistemas de información en el que
se decide que se apuestan por un ERP reutilizable y reutilizado por numeras
entidades locales. Esto nos permite alcanzar unos elevados ratios de eficiencia
y, lo más importante, centrarnos en nuestro negocio: la gestión de los procesos
de gestión de los servicios.
:: La tecnología como medio…
(Fernando) Efectivamente,
la tecnología es un medio no un fin por lo que no somos una fábrica de
software. Estamos avanzando en el camino de servicios integrales derivados de
la consolidación del software como un servicio (SaaS). Hoy en día no tiene
sentido que se realicen grandes inversiones (dientes de sierra) con
mantenimientos posteriores. Mucho menos sentido tiene el desarrollo por la
propia administración. Si no nos transformamos nosotros primero ¿Cómo podemos
justificar la necesidad de cambio de los demás?. Leer más
No hay comentarios:
Publicar un comentario