jueves, 4 de agosto de 2016

La Administración pública del futuro, ¿es la normativa, la tecnología o una transformación integral?

"El Ayuntamiento Gijón ha lanzado un ambicioso proyecto para transformar digitalmente toda su Administración"

Javier García. Sintetia.com. “En 2020 a más tardar, las administraciones públicas y las instituciones públicas de la Unión Europea deberían ser abiertas, eficientes e integradoras, y prestar servicios públicos digitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de extremo a extremo a todos los ciudadanos y empresas de la UE. Se aplican enfoques innovadores para diseñar y prestar mejores servicios de conformidad con las necesidades y las demandas de la ciudadanía y las empresas. Las administraciones públicas aprovechan las oportunidades que brinda el nuevo entorno digital para facilitar sus interacciones con las partes interesadas y entre sí”, ésta es la ambiciosa visión que rige el Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la UE 2016-2020.

 Estos ambiciosos planes y objetivos tienen un gran impacto en la eficiencia de las economías, en el funcionamiento de las instituciones y la calidad de servicios –que son muchísimos- que toda administración pública nos presta cada día.


Pero como todo objetivo, la clave está en la acción y lo que hay que hacer para lograrlo. Se lleva trabajando intensamente en los últimos años por modificar y crear legislación que ayude a transformar digitalmente las Administraciones públicas; para conseguir eficiencia y un mejor funcionamiento. En cambio, ya como una especie de mantra, que en muchas ocasiones no dejará de ser verdad, se tiende a poner el foco en que las organizaciones públicas tienen un sistema de funcionamiento con grandes inercias, donde el talento de su personal no se puede potenciar al máximo y donde los procesos suelen comerse, literalmente, casi todo intento de cambiar y mejorar.

En este sentido hoy queríamos bajar a la arena con un caso que conocemos. El Ayuntamiento Gijón ha lanzado un ambicioso proyecto para transformar digitalmente toda su Administración. No sólo se trata de adaptarse a una nueva normativa, han querido ir más allá, introducir técnicas de gestión del cambio –más típicas de empresas privadas-, una formación muy personalizada y específica y un trabajo que suponga un cambio de cultura en pro de mejorar. Transparencia, seguridad de la información, cambio, digitalización…son palabras que hoy queríamos bajar a lo concreto de la mano de tres grandes profesionales que trabajan diariamente en este ámbito.

Por un lado, Fernando Álvarez, que es Jefe Servicio Planificación y Modernización en Ayuntamiento de Gijón. Fernando es Funcionario de Carrera, Técnico de Administración General con 18 años de experiencia en proyectos de modernización y desarrollo organizativo e innovación tecnológica y en los procesos de gestión y ahora mismo está liderando internamente este proyecto de transformación digital en Gijón. En el ámbito externo, el proyecto está siendo dirigido por Miguel Ángel Lubián, de la empresa InstitutoCIES. Miguel es ingeniero informático que ha desarrollado toda su carrera profesional en el ámbito de la seguridad de la información, la transparencia y la transformación digital de las organizaciones. Trabaja para empresas y organizaciones públicas que son una referencia nacional y su punto de vista nos permite tener un buen diagnóstico de los retos que suponen el llevar a cabo esta tipología de retos. Y, por otro lado, nuestro colaborador y miembro de SintetiaXavier Marcet, presidente de Lead To Change. Xavier también está colaborando en este proyecto de Gijón, y como saben nuestros lectores, él es uno de los mejores expertos en innovación del panorama nacional. Trabajar para introducir un cambio en la cultura de una organización es todo un reto del que nos hablará.

Fernando Álvarez, con la nueva normativa se van a reducir drásticamente las trabas burocráticas para los ciudadanos”

:: Fernando, digitalización es una palabra de moda, incluso (o más) en las administraciones locales, pero ¿en qué consiste?

Más que una moda es una realidad. La sociedad está en un proceso de transformación, o más de revolución, derivado de la utilización intensiva de las tecnologías en el día a día de las personas. Lo mismo está sucediendo en los sectores productivos. Si en el sector servicios ya es una realidad, en la industria se está acelerando con la denominada industria 4.0.

La administración no es ajena a su entorno y está forzada, ahora obligada por la propia ley de procedimiento, a incorporar tecnologías de la información en sus servicios.

De lo que se trata es de convertir el soporte físico en soporte digital. La administración produce servicios que como tales son intangibles y que se sustentan en una cantidad ingente de información. Hasta ahora la información estaba soporta en documentos en soporte papel y, con la digitalización, la información estará estructurada y podremos optimizar la gestión de los servicios públicos. Nos convertimos en gestores de información y la información se convierte en el principal activo para la gestión.

:: Como decías, la necesidad de esta digitalización parece que se ha hecho cada vez más importante, posiblemente por los cambios normativos en este campo. ¿Nos podrías resumir esos cambios para situar a nuestros lectores?

(Fernando) En primer lugar, tenemos que hacer una referencia a la eclosión de normas que se han venido aprobando desde el año 2007 y el esfuerzo realizado por la Administración General del Estado para normalizar los pilares de la denominada administración electrónica (hoy digital). Me refiero a la normalización de los expedientes electrónicos, los documentos electrónicos, los procesos de cambio de soporte (digitalización certificada), los mecanismos de firma e identificación y su validación, el intercambio de datos y el intercambio de documentos y registros.

Es un trabajo que nos permite avanzar más rápido de lo que nos podemos imaginar. Hoy tenemos un verdadera ordenamiento jurídico de la administración electrónica y el estado del arte de las soluciones de gestión es avanzado y responde al nuevo contexto.

En segundo lugar, la nueva ley de procedimiento va a acelerar este proceso de transformación digital. Por un lado se establecen una serie de personas (sujetos obligados los denomina la ley 39/2015) que a partir del 2 de octubre de 2016 estarán obligados a relacionarse por medios electrónicos con su administración. Tanto para presentar documentos como para recibir notificaciones.

Por otro lado, se actualiza la esfera de derechos de las personas interesadas para adecuarlos a la nueva realidad derivada de la aplicación de los instrumentos de la administración electrónica. La famosa interoperabilidad nos permite ampliar la órbita de derechos como, por ejemplo, no aportar documentos o garantizar el acceso a la consulta del expediente electrónico.

En clave interna, la tramitación de los expedientes se tendrá que realizar íntegramente por medios electrónicos. Esto no supone un simple cambio de soporte. Como he comentado, existen normas técnicas que definen los datos (metadatos) y componentes de un documento electrónico o de un expediente electrónico. Esto nos va a permitir convertir la producción administrativa en papel en la gestión de información estructura.

Disponer de información estructurada y normalizada es el paso previo para incorporar la automatización. Por ejemplo, una vez firmado un documento que éste, si así esta definido, se publique en el portal de transparencia. O que un dato consolidado se publique automáticamente en conjuntos de datos abiertos para que se puedan reutilizar para la reutilización por el ecosistema de innovación y emprendimiento.

La diferenciación de lo externo y de lo interno se difumina y avanzamos en convertirnos en una administración para y DEL ciudadano: Las bases del gobierno abierto. Sin información no hay transparencia y se dificulta la participación y colaboración ciudadana. Y no digamos lo que implica no contar con información y la dificultad ello tiene en la gestión.
Por último, además de que las relaciones con determinados colectivos sean por medios electrónicos, que la gestión interna de los procedimientos y expedientes se realicen íntegramente en soporte electrónico, las relaciones entre administraciones tendrán que realizarse por medios electrónicos.

Como os podéis imaginar se derivan ahorros importantes para la administración como está sucediendo con la factura electrónica, con la notificación electrónica o con los registros electrónico. Desde el punto de vista de la sociedad se reducen las trabas burocráticas derivadas de las cargas administrativas soportadas para relacionarse con las administraciones públicas. Importante, sin perder rigor ni garantías en el procedimiento. Desde mi punto de visto, todo lo contrario, se refuerza y es una buena oportunidad de reforzar la confianza de la sociedad en sus administraciones públicas.

Xavier Marcet: “Los profesionales públicos serán más inteligentes al usar herramientas inteligentes y esto nos facilitará un salto importante”

:: Xavier, lo que comenta Fernando es todo un reto para una administración local, que supone mucho trabajo para cambiar la forma de HACER las cosas. Se trata de absorber conocimiento, tecnologías o nuevos procesos que empiezan a imponerse en empresas con más capacidad para innovar, a este respecto: 

1.- ¿Cuáles crees que pueden ser las barreras para absorber nuevas formas de HACER en estas organizaciones?

Sin duda, las grandes barreras son las inercias y las ortodoxias impregnadas hasta el fondo de las culturas corporativas. Las culturas inmovilistas hacen tanto daño a la administración como los recortes en recursos.

2.- Vas a estar involucrado en este proyecto de Gijón, hablemos de cosas concretas, ¿cómo es el trabajo el acompañamiento y el fomento de una cultura pro-el-cambio en una administración pública?

(Xavier) Es un trabajo de personas. El cambio real sucede cuando las personas lo experimentan. Se trata de convertir el cambio en una iniciativa que además de crear más valor a los ciudadanos desde la administración, también ayude a crecer a aquellas personas de la administración que están muy comprometidas en la creación de valor público, que son muchas. Por tanto buscaremos asentar el cambio en las personas y para las personas.

::Fernando, Gijón es una de las administraciones públicas de mayor referencia en el campo de la transparencia y otros ámbitos en los que estáis trabajando. ¿Cómo has vivido ese proceso de trabajo continuo de transformar una administración local –cada vez con más competencias y en un contexto de mucha contención presupuestaria? ¿Cuáles son las principales barreras que una organización así tiene que ir derribando?

La transformación de una organización es muy compleja. Nosotros nos hemos centrado en construir y consolidar las infraestructuras necesarias para que ahora, con la nueva ley tengamos la capacidad de cumplir las obligaciones que se establecen para garantizar los derechos de los ciudadanos.

En cuanto a la contención presupuestaria en Gijón hemos apostado por un modelo de gobernanza de las tecnologías de la información y cominicación que es muy competitivo. Contamos con una plataforma de gestión integral corporativa que se reutiliza internamente. Nace como respuesta al plan de sistemas de información en el que se decide que se apuestan por un ERP reutilizable y reutilizado por numeras entidades locales. Esto nos permite alcanzar unos elevados ratios de eficiencia y, lo más importante, centrarnos en nuestro negocio: la gestión de los procesos de gestión de los servicios.

:: La tecnología como medio…

(Fernando) Efectivamente, la tecnología es un medio no un fin por lo que no somos una fábrica de software. Estamos avanzando en el camino de servicios integrales derivados de la consolidación del software como un servicio (SaaS). Hoy en día no tiene sentido que se realicen grandes inversiones (dientes de sierra) con mantenimientos posteriores. Mucho menos sentido tiene el desarrollo por la propia administración. Si no nos transformamos nosotros primero ¿Cómo podemos justificar la necesidad de cambio de los demás?. Leer más

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