Víctor Almonacid, secretario de Alzira, a través de su Blog NosoloAytos, nos ayuda atraves de un sencillo decálogo a poner en marcha el archivo electrónico, obligatorio a partir de la entrada en vigor de la nueva ley de procedimiento.
1.- ¿El archivo de la
Administración (por ejemplo el Ayuntamiento) debe ser
obligatoriamente electrónico? Sí, cada Administración deberá mantener un
archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a
procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa
reguladora aplicable (art. 17.1 LPA).
2.- ¿A partir de qué fecha? Las previsiones relativas al archivo único
electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la
LPA (2 de octubre de 2018), de acuerdo con la DF7ª LPA. Dicha DF se
contradice con la DT 4ª, que señala que “mientras no entren en vigor… el archivo
único electrónico…”.
Esta referencia a la entrada en vigor es incorrecta,
pues la de toda la Ley se produce el 2 de octubre de 2016, por lo que el plazo
de 2018 debe entenderse en relación a la producción de efectos y sobre todo
“como máximo”, especialmente teniendo en cuenta que el art. 31.2 de la Ley
11 de 2007 ya establecía que “Los documentos electrónicos que contengan
actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares
deberán conservarse en soportes de esta naturaleza”.
En cuanto a la
digitalización de todos los documentos no electrónicos preexistentes, se trata
de una árdua tarea que conlleva varios años, y para la que en buena
lógica la Ley no señala plazos. Obviamente la Ley tampoco señala plazos
mínimos para realizar las tareas que igualmente se deben realizar, por lo que
no aconsejamos en absoluto postergar la tarea de la digitalización del
archivo para 2018, teniendo en cuenta además que el inicio de los trabajos en
dicha fecha supondría un incumplimiento también de este plazo prorrogado, porque
en ese momento la Administración “deberá mantener un archivo electrónico
único”.
3.- ¿Los documentos no
electrónicos también deberán almacenarse en un soporte electrónico? Todos los
documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios
electrónicos (art. 46.1 LRJ).
4.- ¿En qué tipo de formato
electrónico se deben archivar los documentos? Los documentos electrónicos
deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad,
integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia
del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad
de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso
desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser
autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 y
46.2 LPA).
5.- ¿El cumplimiento de qué
principios deben garantizar estos medios o soportes electrónicos en los que se
almacenen los documentos? Los medios o soportes en que se almacenen
documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto
en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad,
autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los
documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los
usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías
previstas en la legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3 LPA).
6.- ¿Qué es Archive? Archive
es una solución para archivo definitivo de expedientes y documentos
electrónicos, elaborada por la AGE. Siguiendo el modelo OAIS de gestión de
archivos, cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases
de archivo a largo plazo. Los expedientes y documentos son importados y
clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o
manualmente), según la política de conservación asignada. Proporciona
notificación de cambios de estado en los expedientes. Permite generar, para
cada Archivo y Serie Documental, metadatos según las Normas Técnicas de
Interoperabilidad. Respecto a Políticas de Conservación, contempla la
eliminación permanente o parcial, la conservación permanente y pendiente de
dictamen. Incluye herramientas para generación de SIPs (Submission Information
Package), visualización de AIPs (Archival Information Package) y generación de
DIPs (Dissemination Information Package) para el intercambio entre Archivos.
Ofrece servicios web para enviar SIP, buscar expedientes, obtener actas de
ingreso, etc. Están previstas funcionalidades para resellado de documentación y
conversiones masivas de formato, así como gestión avanzada de metadatos para la
definición de los SIPs y AIPs (CSAD).
7. - ¿Qué es InSiDe? Es
la abreviatura o acrónimo de lnfraestructura y Sistemas de Documentación
Electrónica. Se trata de una suite de productos para la gestión de documentos y
expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan
almacenarse y/o obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la
gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la
documentación en un formato interoperable y duradero. Facilita la gestión
documental electrónica de los expedientes vivos, así como los servicios de
Interconexión con la Administración de Justicia y en general, con otras
administraciones.
8.- ¿Qué servicios presta
InSide? Existen tres servicios Incide: InSide Base, que permite almacenar
y modificar documentos y expedientes electrónicos en cualquier gestor
documental compatible con el estándar CMIS, permite la asociación de documentos
a expedientes, gestión del índice y de metadatos obligatorios asociados, y
también la validación y visualización de los documentos y expedientes para su
impresión, así como la gestión de las firmas; y G-Inside (Generador de Inside),
servicios web en la nube para validar y generar documentos y expedientes
conforme al ENI. Permite la conversión a documento y expediente electrónico, la
validación sintáctica y la generación de PDF de visualización, y no almacena
documentos; y Suite CSV, funcionalidades de generación o consulta de CSV,
almacenamiento de documentos con CSV, teniendo en cuenta aspectos de
interoperabilidad de las AA.PP, Permite el uso de plantillas normalizadas,
aceptadas por Notific@ para impresión y ensobrado.
9.- ¿Qué es la Política de
gestión de documentos electrónicos? Son las orientaciones o directrices
que define una organización para la creación y gestión de documentos
auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las
funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto
nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la
coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de
los documentos a través de su ciclo de vida.
10.- ¿Dónde se fijan las
Normas Técnicas de Interoperabilidad de la Política de gestión de documentos
electrónicos? El Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad
alude a la fijación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad de
Política de gestión de documentos electrónicos (D.A.1ª.h). Las AAPP deben
aprobar sus propias NTI. Véase al respecto la de la AGE, aprobada por
Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas, por la que se aprueba la NTI de Política de gestión
de documentos electrónicos, así como su Guía de aplicación. Véase también el
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).
ANEXOS.
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