Estupor y temblores: La tesis de Dani y otros «horrores» administrativos en la era de la automatización

Por Matilde Castellanos Garijo. Enredando blog.- Estupor y temblores (si, como la novela de Amélie Nothomb) es la reacción que tuvimos ante la publicación del día 24 de diciembre, en el que el BOE nos deleitó con una Resolución de de un proceso selectivo para ingreso en la Escala de Técnicos Especializados de los Organismos Públicos de Investigación en la que en la publicidad del temario se podía leer «5. Bronces de óxido metálicos (Tesis de Dani).. Os aconsejo que si queréis saber sobre el problema de fondo que podría plantearse os paséis por el blog de J.R Chaves que ha publicado un interesante post sobre el tema…yo me quedaré en la forma.

También el día 31 de diciembre, se publicó el esperado Real Decreto-ley 36/2020, de 30 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia con varias erratas,por citar alguna la autorremisión contenida en el artículo 25 o frases incomprensibles achacables al corta y pega como la del artículo 63.a «Se eleva el umbral económico previsto en el artículo 75 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado por Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, para la presentación de una cuenta justificativa simplificada por parte del beneficiario de la subvención, con el texto que sigue, tras el punto final del apartado, ampliándose dicho importe hasta los 100.000 euros.»

Hasta aquí de lo que se publica….en lo no publicado intuimos que la tasa de error en la actuación administrativa se ha incrementado notablemente en los últimos tiempos contrariamente a los que cabría esperar de su transformación digital. Valga de consuelo que como no sabemos/podemos medir estos datos, esa tasa de error no existe, al menos no oficialmente .

¿A qué podría deberse este incremento de «horrores»/»errores»?

1º El uso insistente de un mantra equivocado: LA ADMINISTRACIÓN SIN PAPELES: Cuando oigo esta frase me echo a temblar. La administración electrónica no se hizo para no imprimir. Tampoco Zara ha implantado la venta on line para evitar la impresión del ticket. Si en tu trabajo no se trabaja con datos estructurados, sino con documentos PDF, no hagas caso e imprime aquella documentación en la que tengas que hacer una lectura comprensiva , analítica o revisar exhaustivamente. Lo confesé hace más de una año, yo imprimo. El no imprimir será la última de las fases de un proceso que tiene que empezar por una gestión basada en datos estructurados (como por ejemplo la factura electrónica) en el que los sistemas electrónicos rechazan de forma automatizada las incoherencias (no se admite una factura electrónico en el que las líneas no sumen el total) Y no, tampoco la factura electrónica se implantó para evitar talas de árboles, sino para conocer con exactitud la deuda que las AAPP tenían con sus proveedores así como conocer y agilizar los procesos de pago a los mismos.

2º Implantaciones de sistemas de gestión muy parciales sin una visión global del procedimiento administrativo lo que ha dejado fuera de juego a los órganos de control tanto jurídico como presupuestario. No es que sea impresion mia, la OIRESCON en su informe sobre la contratación pública publicado en el mes de diciembre de 2020 afirmaba «Debe señalarse que algunas Intervenciones siguen manifestando dificultades en la explotación de los datos solicitados, lo que ha limitado la información disponible. En particular, se sigue resaltando la ausencia de una herramienta informática de tramitación de los informes de fiscalización, o bien en aquellos supuestos en que existe, pero no permite la explotación de algunos de los datos solicitados.» Si algo se deduce del informe de la OIRESCON es que a pesar de que se publiquen datos en PLASCP las distintas administraciones públicas no basan su gestión en los mismos. También la AIREF en su estudio Spending Review sobre subvenciones decía que «Existen limitaciones en la gestión Informatizada de los procedimientos de concesión, comprobación y reintegro. Muchas líneas de subvenciones se instrumentan a través de documentación física, en soporte papel, compleja y prolija que dificulta una gestión ágil del proceso al obligar a reiterar la presentación de abundante material documental.» A esto último, habría que matizar que son muchísimas las ocasiones en las que no se hace en papel sino en digital pero sin aprovechar las ventajas de la automatización sino con una réplica peligrosa de los usos y procedimientos que veníamos haciendo en tradicionalmente tal y como veremos en el apartado siguiente.

3º Uso de portafirmas descontextualizados de procesos estructurados-. La burocracia digitalizada: Seguimos haciendo las cosas igual pero muchas administraciones remiten sus documentos a un portafirmas en el que ponemos la firma electrónica. Esto no es lo pretende la norma, lo siento, no es tan fácil. Se trata de transformar. Hoy día los cargos directivos y predirectivos están firmando y tomando decisiones con muchos menos antecedentes que antes. La lectura en pantalla sin poder contrastar la documentación que la justifica hace que se tomen decisiones con menos fundamentos que cuando se pasaban los portafirmas en papel. Un órgano que concede 1200 subvenciones y luego tiene que firmar los documentos contables D: si esto no se hace mediante proceso automatizado difícilmente podrá saber si los documentos contables son correctos y se corresponden con las resoluciones concedidas.

En definitiva: una bomba de relojería, el uso de unas eficientes instrumentos de ofimática( como el corta y pega)pero sin realizar exhaustivas revisiones porque imprimir está mal visto.. El uso de los primeros nos hace ser más rápidos pero debemos extremar lo segundo en tanto no tenemos procesos transformados, automatizados y eficientes…. Por tanto, mi consejo, trabaja en mejorar tus procesos, centrar tu gestión en datos, integrar sus sistemas de gestión o control con los otros con los que tenga relación…pero mientras tanto, si necesitas decidir o revisar con exhaustividad..IMPRIME…porque todo puede mejorar!!