Por José Ramón Chaves. delaJusticia.com - El expediente electrónico es algo que podía y debía haberse implantado de forma universal en las administraciones públicas y sin embargo, aunque “progresa adecuadamente”, es manifiestamente mejorable.
Da igual que lo digan las normas y sus pacientes prórrogas, lo cierto es que las administraciones públicas, o determinados departamentos dentro de cada una de ellas, o buena parte de los organismos autónomos y entes públicos, siguen tramitando el expediente administrativo en formato papel y luego lo remiten en formato escaneado a los tribunales de lo contencioso-administrativo.
Con ello, se ofrece una apariencia de digitalización que realmente entorpece la labor tanto de la parte demandante y codemandados, como de los órganos jurisdiccionales contencioso-administrativo que a veces se pierden en la jungla de pdf amontonados en un cruce de los juegos de sudoku (por el desafío mental de organizarlo) y Jumanji (por lo que aguarda en la jungla).
Viene al caso porque la reciente sentencia de la Sala tercera del Tribunal Supremo de 14 de diciembre de 2021 (rec. 112/2020) se lamenta de la deficiente remisión del expediente y reprende de forma elegante pero firme a la administración, en unos términos que deberían ser tenidos muy presentes por todas las Administraciones públicas.
No importa el fondo litigioso (impugnación de nombramientos de cargos estatales) sino por la clara argumentación y enseñanzas. Veamos.
Se parte de lo que debe entenderse por expediente en el siglo XXI:
Nótese lo de «conjunto ordenado». Importante.
A continuación enumera los mandamientos de un expediente en formato electrónico para que merezca tal calificativo:
"El mismo precepto nos indica en su apartado segundo que tendrá formato electrónico con un índice de todos los documentos en línea con las previsiones de la derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, sobre Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, artículo 32.
Añade que, cuando en virtud de una norma -en lo que a la jurisdicción contencioso administrativa concierne el artículo 48 de la LJCA-, sea preciso remitir el expediente electrónico se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad y acompañado de un índice que garantiza su integridad e inmutabilidad.
El artículo 48 de la LJCA en su apartado cuarto exige también un índice, lo que resulta razonable a la hora de permitir una consulta ordenada de toda la documentación obrante.
Ese índice lateral izquierdo cuando el expediente es electrónico ha de permitir su consulta desplegando las hojas sin necesidad de visualizar todas las páginas cada vez que se opte por comprobar o contrastar un dato. Lo anterior es lo que permiten los documentos digitalizados en PDF con el servicio de índice, es decir al colocar el cursor sobre el apartado correspondiente se abre en la página buscada, aunque el documento en PDF tenga miles de páginas (un ejemplo el código electrónico COVID-19 Derecho Europeo y Estatal del Boletín Oficial del Estado)"
Después examina el expediente que le ha remitido la Administración General del Estado (¡ojo! No es el Ayuntamiento de Villatripas de Arriba) y diagnostica:
"Tal situación no se cumple en el expediente remitido por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que no puede llamarse electrónico aunque en lugar de en hojas de papel ha sido remitido en formato CD. En lugar del modo presentación, que facilita la consulta por razón de la digitalización efectuada al transformar la información original en papel en información digital con su adecuada clasificación que comporte una búsqueda ágil para su recuperación, se ha confeccionado con el modo amontonamiento, es decir un simple escaneado de las hojas de papel del expediente administrativo original. Se impide así la búsqueda ágil que es el objetivo último de la Administración digital, obligando, en cambio, a visualizar todas y cada una de las hojas en la pantalla del ordenador cada vez que se consulta un documento"
Aquí se detiene el lamento de la Sala tercera.
Es patente la importancia del expediente, que es la huella del actuar de la administración, donde se cobijan actos de trámite, de instrucción, prueba y resoluciones junto con recursos. La huella de la voluntad administrativa (o de su silencio). El expediente administrativo es crucial en el fondo y la forma para un juego limpio en sede contencioso-administrativa. No es una carpetilla, ni un corta y pega, ni el cosido de pdf´s. Ningún abogado ni juez deberían precisar de la piedra Rosetta para comprender cómo se organiza y que informa el expediente administrativo.
La gran pregunta es: ¿Llegará esta sentencia a oídos de quién tiene que llegar?, ¿se enterarán las administraciones de que los expedientes deben remitirse en formato electrónico no por moda ni capricho sino porque es una obligación legal?
Quousque tandem abutere, Catilina, patientia nostra?
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