Los auditores públicos recomiendan la eliminación del sistema de caja de los ayuntamientos

"La caja es una fuente de quebraderos de cabeza para el control interno local"

 

Antonio Arias. Blog Fiscalización.es.- En el ámbito recaudatorio, la posibilidad de realizar cobros y pagos mediante el sistema de caja está expresamente admitida por la normativa presupuestaria local. Sin embargo, exige incrementar las medidas de control aplicables a tal actividad, porque también es superior su nivel de riesgo, al implicar el manejo físico de dinero. Algo que no existe cuando se utilizan los convenios de recaudación mediante entidades bancarias.

Por ello, la Cámara de Cuentas de Andalucía viene recomendando en sus informes la eliminación del sistema de caja de los ayuntamientos. Así lo ha hecho, desde el informe SL 03.2/2012 y, más recientemente con ocasión de su último trabajo publicado, el “Análisis de la gestión de los fondos líquidos de los municipios de Algeciras, Dos Hermanas, El Puerto de Santa María y Estepona”, que analiza la administración de la tesorería en cuatro medianos ayuntamientos andaluces. En algún caso, han saltado las alarmas en los medios de comunicación.

 

En este caso, el epígrafe 298 critica la inadecuada organización interna implantada para esta área en dos de esos ayuntamientos cuyos mecanismos de control, para la Cámara, eran prácticamente inexistentes:

 

“Así, para la gestión de la caja no existía una mínima segregación de funciones, de forma que era una única persona quien disponía de la recaudación obtenida y anotaba las operaciones realizadas en el registro auxiliar de caja y en la contabilidad oficial (…) el acceso de los usuarios al programa de contabilidad no estaba limitado por áreas, lo que suponía que la persona responsable de la tesorería registraba asientos, pero también podía proceder a su rectificación o anulación sin ningún tipo de supervisión o autorización. 
Por lo tanto, dado que era una sola persona la que asumía la gestión recaudatoria por caja, conservaba la documentación soporte y registraba las operaciones, se puede concluir que no había establecido ningún mecanismo que permitiera controlar si lo efectivamente contabilizado se correspondía con la recaudación obtenida y se custodiaba en la caja municipal”.

 

En algún caso, no se aportó a los auditores la realización de ningún arqueo o recuento regular de existencias para verificar que el saldo contable y el efectivamente disponible en las cajas de tesorería fuesen coincidentes. Tampoco consta la realización de ninguna otra actuación de control por parte de los tesoreros.

 

Tesorería deficiente

Las investigaciones internas en los ayuntamientos de Dos Hermanas y Estepona concluyeron que faltaba numerario sin justificación, por operaciones realizadas en los periodos 2007-2011 y 2009-2011 respectivamente. Esto, para la Cámara, pone de manifiesto la inadecuada organización del servicio de tesorería y la ausencia de mecanismos eficaces de control sobre la función recaudatoria de determinados derechos y del manejo de fondos públicos por caja.

 

En otro reciente informe sobre determinadas áreas del ayuntamiento de Motril, la Cámara de Cuentas de Andalucía censuró severamente (epígrafe 112) que no se dejase constancia de la práctica efectiva de recuento físico alguno en la fecha del arqueo de Caja, ni se comparase tal importe con su saldo contable -pese a ser distintos- ni se registrase la diferencia resultante a conciliar, ni se identificase a los intervinientes en el arqueo al no estar firmados. Un caos que se agrava (epígrafe 113) porque la entidad local no cuenta con norma alguna que arbitre sobre la gestión de la caja y la administración de sus fondos públicos. Esto es, el volumen máximo permitido de efectivo en caja, frecuencia de su traslado a los bancos, controles a realizar por el tesorero sobre los cajeros, controles contables de la intervención local o posibles auditorías externas.

 

En definitiva, la caja es una fuente de quebraderos de cabeza para el control interno local, como ya se puso de manifiesto con  ocasión del caso de San Fernando. La propia Sindicatura de la Comunidad Valenciana deja claro en su Guía 871 de fiscalización del área de Tesorería de su útil manual de fiscalización que el empleado responsable de recibir el efectivo no debe tener acceso a registrar o autorizar operaciones en contabilidad, ni ser responsable de registrar las transacciones en metálico ni tampoco preparar las conciliaciones bancarias. Concluye, de manera menos drástica que nuestros colegas andaluces:

 

“Se deben implantar procedimientos para minimizar los cobros en efectivo. Si se realizan deben ser supervisados por persona distinta de quien los realiza”.