"Las redes sociales y otras herramientas participativas del portal del empleado permite a los responsables de la organización “escuchar” a sus empleados y conocer el clima corporativo. Un lujo de incalculable valor."
Gerardo Bustos. Blog trabajandounpocomasporunpocomenos.es.-La comunicación interna tiene grandes efectos positivos. Desde el incremento de la eficacia y la producción, hasta el descubrimiento de talentos, pasando por su papel crucial en momentos de cambio. Con la web social y las participativas redes sociales la comunicación interna ha encontrado un óptimo aliado. Sin embargo, las Administraciones Públicas no se caracterizan por cuidar a su personal y saber encontrar su máximo rendimiento.
Desgraciadamente, la comunicación en los organismos públicos se reduce en buena medida a la comunicación externa con el político responsable como eje central. A menudo, no hay comunicación institucional del organismo, propiamente dicha. Y mucho menos comunicación interna. ¿Miedo o desprecio? ¿O son ambas cosas? Las administraciones públicas se caracterizan por la tendencia a la información piramidal, jerarquizada. Sin esperar respuesta. Incluso puede ocurrir que sin admitir respuesta, cuando la hay.
Las jerarquías de las Administraciones Públicas temen las respuestas y no las consideran valiosas para la organización. En el fondo, miedo a la llegada de información del empleado público: las administraciones públicas se cierran en banda a la opinión, crítica o aportación de de su propio personal. Un gran error, porque en el mundo de la web social ya no hay audiencias pasivas.
Profesionales de sacar los papeles a bailar
Los flujos de comunicación que unen una organización son más difusos y férreos en la Administración. Son flujos de comunicación jerárquicos y formalistas. El formalismo se materializa claramente en el exceso de información escrita; oficio va, oficio viene. Hay verdaderos profesionales especializados en sacar a bailar papeles un día sí y otro también.
Sólo la irrupción de las nuevas tecnologías ha logrado variar algo esta vieja costumbre. Gran cantidad de escritos, sobre todo los de circulación interna, las famosas notas internas “de-a”, han sido sustituidas por un descarado correo electrónico que se cuela en los despachos. Cada vez más familiar, cercano y directo.
Las intranets son tablones de anuncios avanzados
Las nuevas tecnologías no se han aprovechado en toda su dimensión, pero sin duda han sido una pequeña revolución administrativa a nivel de comunicación interna. Sobre todo, en torno a dos ejes fundamentales: la intranet y el correo electrónico, ya mencionado antes.
La intranet se ha convertido en un periódico interno actualizado a diario. La intranet, el portal del empleado, es un magnífico sustituto de boletín interno, caracterizado por ser inmediato, ágil y con un lenguaje cercano. También puede ser interactivo, pero en ese terreno la mayor parte de las Administraciones Públicas prefieren no adentrarse por el momento. Realmente no está mal, sobre todo si se compara con lo que había a nivel de comunicación interna hace veinte años. La lástima es que podría haber sido una verdadera revolución (y lo acabará siendo), pero por el momento no ha logrado pasar de tablón de anuncios avanzado en la mayor parte de los casos. Nada de implicar al funcionario y menos de redes sociales internas. Es decir, algo de información y nada de comunicación.
Poca información, ninguna comunicación
Si por algo se caracteriza la administración pública es porque en se informa lo imprescindible y no se comunica nada. Y la poca información que se da es escasa, burocrática, tardía, unidireccional, mal canalizada. Pero no es por falta de herramientas, que son tantas que en el mundo moderno más bien lo que parece imposible es no comunicarse en cualquier entorno. Veamos algunas de esas herramientas de comunicación interna:
Siguen existiendo las herramientas clásicas de comunicación interna:
- Contacto personal, buenos días, sonrisa, etc.
- Reuniones de contacto en la organización.
- Revistas y boletines. Revista del empleado.
- Documentos como cartas, circulares, actas, etc.
- Folletos, carteles, etc.
- Encuestas, evaluaciones, etc.
- Formación.
- Actos internos de divulgación, jubilaciones, copa de Navidad, etc.
- Certámenes culturales para empleados.
- BOE (vehículo de comunicación de sueldo y cambio estructural).
- La nómina (el lazo permanente con la organización).
- Tablones de anuncios.
- Campañas de acción social.
- Manual de acogida o bienvenida.
- Instrumentos relacionales.
- Campaña de acción social.
- Instrumentos relacionales.
Y han irrumpido nuevas herramientas de comunicación interna:
- Intranet. Portal del empleado.
- Videoconferencias.
- Correo electrónico (directos o mailing).
- Comunicados a través del correo electrónico.
- Teléfono y móvil.
- Mensajes cortos a través de móvil o de internet.
- Boletines electrónicos.
- Foros.
- Blogs.
- “Wikis”.
- Redes sociales internas.
- Buzón de comunicaciones.
El “IV Estudio de la comunicación interna en las empresas españolas”, realizado por el Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa, puede ayudarnos a entender la evolución del uso e implantación de las herramientas de comunicación interna. La intranet o portal del empleado es la herramienta de comunicación interna más valorada (89,8 %), superando y sustituyendo progresivamente a los canales tradicionales, como la revista impresa (75,6%) y los tablones de anuncios (58,3%).
Las virtudes de la comunicación interna son evidentes, especialmente con el refuerzo que ha supuesto la irrupción de las nuevas tecnologías y la web 2.0. Veamos 10 efectos positivos que se pude lograr con la comunicación interna, si sabemos usarla bien. No están todas las que son, pero sí son todas las que están, y sirven para entender su importancia y la necesidad de que las Administraciones Públicas den un paso adelante en la óptima gestión del empleado público.
- Es una herramienta estratégica
- Es un factor de integración, motivación y desarrollo personal.
- Permite la coordinación entre las partes.
- Es fundamental para mejorar la calidad.
- Reduce tensiones y conflictos entre el personal.
- En situaciones especiales (momentos de cambio, crisis, etc.) la comunicación interna es un aliado para lograr estos objetivos estratégicos.
- Contribuye a la satisfacción en el trabajo, el compromiso personal y el clima laboral.
- Las redes sociales y otras herramientas participativas del portal del empleado permite a los responsables de la organización “escuchar” a sus empleados y conocer el clima corporativo. Un lujo de incalculable valor.
- En las Administraciones Pública predomina la falta de comunicación con la base, que se consideran meros burócratas. Eso genera insatisfacción personal.
- En la Administración hay una cultura pícara muy asentada, que tiene un caldo de cultivo muy propicio en la falta de comunicación y la carencia de motivación.
- Las redes sociales y las nuevas tecnologías permiten usar herramientas para proyectos esenciales de comunicación interna como son la formación, colaboración en proyectos, búsqueda de ideas, deliberaciones internas, sustitución de reuniones, comunicación permanente de los proyectos del ministerio u organismo, etc.
- Permite hacer equipo
- Permite motivar al equipo humano.
- Permite retener a los mejores.
- Gran desconfianza en los propios directivos. La comunicación interna genera confianza.
- Las nuevas tecnologías hacen de la comunicación interna una valiosa herramienta de motivación en el trabajo, crean lazos y sentimiento de pertenencia, generan equipos, sortean las barreras geográficas y combaten la incertidumbre en épocas de crisis.
- Favorece un buen clima laboral, especialmente a través de las redes sociales internas.
- Sirve para implicar a los trabajadores
- Frente al modelo actual de jerarquización mandona, en el futuro habrá más líderes que jefes y se tendrá en cuenta la opinión de todos los miembros implicados en un proyecto. En buena medida, gracias a una nueva filosofía ligada del uso de las redes sociales en la comunicación interna.
- ¿Conoces a alguien al que le hayan contado el primer día en un puesto de trabajo qué se espera de él?
- Conocer los proyectos y los objetivos de la organización refuerzan el sentimiento de pertenencia.
- Impulsa la identificación con la organización, muy especialmente gracias a las redes sociales internas, las comunidades virtuales, la información corporativa a través del portal del empleado, etc.
- Proporciona al empleado una visión de conjunto sobre lo que hace la organización en todos los campos.
- Falta identificación y compromiso con la Administración. Si trabajas en una gran marca, presumes; si eres funcionario, lo ocultas.
- Entre las opciones del portal del empleado, el uso de blogs como herramienta de comunicación interna especialmente transparente y participativo, abre nuevas posibilidades de colaboración, aprendizaje en equipo e interrelación entre los empleados.
- Es motor de cambio
- En momentos de cambio es una herramienta fundamental. Es imposible realizar grandes cambios sin comunicación interna.
- La marcada reacción a las innovaciones de las administraciones públicas sólo se combate con comunicación interna.
- El mecanismo y la cultura en las administraciones públicas favorecen la inercia, las reglas de siempre y la tradición.
- Con frecuencia la fusiones de ministerios y otros organismos no cuajan, hasta el punto de sobrevivir dos ministerios en uno, precisamente por la falta de comunicación interna que facilite la generación de una cultura única fusionada.
- Es negocio: mejora la eficacia, la producción y la innovación
- Relación directa con la cuenta de resultados
- Incide positivamente en más productividad y en la reducción de costes.
- El uso interno de las redes sociales mejora la producción y la productividad. Integradas dentro de la actividad diaria de la organización, impulsan el flujo de comunicación interna y las relaciones sociales. Eso incrementa la productividad.
- El mejor conocimiento por parte de los empleados públicos de los proyectos de la organización incrementa la implicación y mejoran los resultados y el servicio.
- Permite un programa de ideas en acción, con propuestas de acciones de mejora de la calidad.
- La innovación se configura como uno de los rasgos más claros del empleado público. Es la imperiosa necesidad de cuestionarse todo y erradicar el conservador y costoso “siempre se ha hecho así”.
- Nuevas experiencias que terminan de arrancar en las Administraciones Públicas, como la productividad por objetivos, necesitarán apoyarse en una mínima dosis de comunicación interna para salir adelante.
- En el mundo de la empresa, cada vez se valora más como un aspecto clave de rentabilidad de la empresa.
- El componente de web social del portal del empleado tendrá otro fruto cada vez más apreciado, como es el resultado de la “inteligencia colectiva” y la “inteligencia colaborativa”. Es la suma de varias inteligencias en torno a un esfuerzo intelectual compartido.
- Los canales de comunicación del portal del empleado fomentan la colaboración entre el personal de la organización. Eso favorece los resultados.
- Búsqueda de talentos
- Estimula la creatividad y la colaboración.
- Permite el debate sobre cuestiones comunes, innovación, etc.
- Facilita que se conozcan y aprovechen las ideas de los trabajadores.
- El empleo de blogs (y otras herramientas como los “wikis”) en el marco del portal del empleado impulsa el intercambio de conocimiento entre los trabajadores y la generación de nuevas ideas.
- El portal del empleado mejora el intercambio del conocimiento interno.
- Combate el rumor
- En la Administración la falta de información genera un gran asentamiento de la cultura del rumor.
- Asentada la cultura del rumor, que suple totalmente un canal oficial de información interna que no existe.
- El fin de la matrioska rusa
- La administración es un poco autista, no escucha. El único remedio es la comunicación interna.
- Las Administraciones Públicas generan espacios estancos sucesivos como la matrioska rusa, cuyo último muñeco es el funcionario, la unidad mínima.
- Tendencia a la falta de colaboración entre sí en los departamentos.
- Existencia de un muro de incomunicación muy jerarquizado.
- Los cuerpos, los corporativismos, constituyen otro estanco clásico muy asentado.
- Gran especialización de tareas y responsabilidades.
- Las redes sociales facilitan el intercambio directo de información entre los funcionarios
- Agilidad: permite la comunicación fácil, instantánea y universal.
- Se accede desde cualquier parte, con cualquier medio: móviles, portátiles, ordenadores, tabletas, etc.
- Calidad democrática en la organización: favorecen la transparencia, participación y gobierno abierto.
- La comunicación interna a través de estos medios trae consigo la transparencia a las estructuras políticas y administrativas.
- La fuerza que tienen las redes sociales como promotoras de la información participativa y la transparencia, favorecen la implantación del gobierno abierto, es decir, el paso progresivo de la democracia representativa a la democracia participativa, en la sociedad y en la gestión interna de las Administraciones Públicas.
- Cuando las Administraciones no organizan vías internas de debate y transparencia, los propios funcionarios las ponen en marcha, apoyándose en la facilidad de las redes sociales para constituir grupos de debate y relación.
- Favorecen la idea de compartir y de generar conocimiento, de aprovechar las ideas de los empleados públicos a todos los niveles,
10. Teletrabajo en el horizonte
- En el horizonte se percibe un progresivo adiós al espacio físico propio, al tiempo que lentamente se abre la puerta al teletrabajo, claramente bendecido por la Unión Europea y bastante asentado en los países del norte de Europa.
- En el sector privado ha cobrado cierto auge el concepto de coworking, zonas abiertas donde la gente trabaja de forma autónoma, sin mesa ni despacho fijo o propio.
- La línea de futuro nos hace pensar en un trabajador público que combina su presencia en el lugar corporativo con el teletrabajo, de manera que el espacio corporativo será mucho más reducido y el trabajador acudirá allí únicamente cuando sea imprescindible.
- Estas nuevas tendencias, como el teletrabajo o el espacio compartido, no serían eficaces sin un fortalecimiento de la comunicación interna.
- La tradicional abundancia de reuniones formales presenciales está dando paso poco a poco a reuniones a través de canales telemáticos.
¿Qué te ha parecido esta selección de efectos positivos de la comunicación interna en la Administración? ¿Tú añadirías otros efectos positivos no recogidos?
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