Las Administraciones archivan a los archiveros

Otro post de actualidad: Rafael Jiménez Asensio: Ecuador del mandato y casi todo por hacer.

¿El problema viene de los ayuntamientos? ¿De la Administración Central? "El problema viene de antiguo", sentencia Anabad. 

BEZ.- "Hace diez años se decía que éramos la profesión del futuro", comenta José María Nogales, archivero con más de tres décadas de experiencia. Luego vino la revolución digital y nació el paradigma de la administración sin papel. "Hay que poner en marcha juntas regionales de archivos, de calificación de documentos, sistemas de gestión... Es un momento de gran efervescencia. Por eso es muy preocupante se esté produciendo una enorme baja de profesionales. Tendría que haber una eclosión de empleos".

Archivo municipal de Frigiliana. Málaga. LB

La última vez que se publicó la estadística de archivos de la Comunidad de Madrid, en 2014, catorce archivos no tenían personal asociado y otros quince contaban con un único empleado. Los archivos estatales dependientes del Ministerio de Cultura han perdido un 37% de su personal desde 2011. Hay hospitales que tiran a la basura sus historias clínicas. Hay instalaciones judiciales con documentos hacinados en todos los rincones. "El desarrollo digital nos llegó al mismo tiempo que la crisis", lamenta Nogales, que preside la Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (Anabad).

En el futuro brillante de los archiveros se cruzaron la crisis, la informática, la opacidad, y hasta la falta de espacio. "En los años ochenta la situación había mejorado mucho. Pero ahora se jubila el personal y no se cubren las plazas", explica Nogales. El archivero se incorporó a la profesión en torno a aquella época, cuando el fin de la dictadura permitió el nacimiento de un cierto interés por la gestión de la información asociada a la gestión pública. Ahora detecta cierto paralelismo entre aquel momento y este: "Cuando hay síntomas de corrupción, a quien haya incurrido en ella tampoco le interesa que los archivos estén muy ágiles. En el momento en que la Unidad Central Operativa de la Guardia Civil (UCO) llega a un archivo, se ve cuándo hay un verdadero talante democrático. Cuándo se encuentra enseguida la documentación, cuándo se tardan meses, cuándo no aparece...", asegura.

Estos achaques son bien conocidos en todos los niveles administrativos. A finales de 2016,  el Ministerio de Defensa comunicó el cierre del Archivo General de la Marina "Álvaro de Bazán", ubicado en Ciudad Real y creado en 1948 para aglutinar la documentación de la Armada. Sus aproximadamente doce kilómetros de fondos documentales cerraron al público "por falta de personal técnico". Los Archiveros Españoles de la Función Pública sumaron el anuncio a su lista de inquietudes: "El problema de la falta de personal se agrava por la falta de estabilidad de quienes acceden a ocupar la plaza de archivero en ese centro. La infradotación es manifiesta en los archivos colapsados por el volumen de documentación al que tienen que hacer frente", denunciaron.

Adiós, becas y subvenciones

En los archivos murcianos se escucha la misma canción. "Cuando empecemos con las jubilaciones de los profesionales que ingresaron en los primeros años de los 80, veremos cómo se cubren esas plazas. Aunque estoy convencida de que un ayuntamiento que lleva muchos años funcionando con archivero no va a prescindir de él", razona Pachi Amorós, coordinadora de archivos municipales de Murcia. Esta comunidad autónoma también ha visto cómo se esfumaba el personal de apoyo que se contrataba unos meses al año. "Esto se hacía con una subvención para organización de fondos que desapareció en 2010 y nunca más se supo. Lo mismo ocurrió con las becas que convocaba el Archivo General y algunas contrataciones con empresas que permitían a los profesionales de los archivos ir tirando con muchas dificultades", explica. 

En este contexto, los archivos sin archivero, quedan a merced de auxiliares administrativos condenados a "resolver la papeleta" cuando surge la necesidad. Eventualmente una iniciativa autonómica enviará técnicos a los pueblos: ordenarán los fondos, renovarán las estanterías, dejarán todo impecable. "Y a los dos años estará todo revuelto porque no ha habido mantenimiento técnico", concluye Nogales.

  

Un informático no puede sustituir al archivero

La simple digitalización de documentos, etapa impepinable en el camino a la Administración sin papel, podría convertirse según él en un enorme nicho de empleo. Sin embargo, donde había un archivero aparece, en el mejor de los casos, un informático al que se le encomienda liderar la muy honorable transición digital. El problema de la noble empresa es que faltan manos y formación específica. "El informático no tiene por qué entender la diplomática documental, la estructura de los documentos, su origen y sentido, su valor documental, testifical y de fe pública... Ha de participar, sin duda en este proceso, pero no puede sustituir al archivero", insiste Nogales. 

¿El problema viene de los ayuntamientos? ¿De la Administración Central? "El problema viene de antiguo", sentencia el presidente de Anabad.  "Cuando muchos de nosotros empezamos a trabajar hace treinta años, los archivos estaban encerrados en sótanos, legajos cubiertos de polvo y llenos de humedad, fardos de papel amontonados unos encima de otros...", recuerda. Esta situación, explica, está superada en los archivos de titularidad pública, donde -más allá de las carencias de personal- se han establecido ya ciertos mínimos en cuanto a la organización y almacenamiento de los documentos. No ocurre así en otras instituciones donde la categoría de personal archivero ni siquiera está creada. "Juzgados e instituciones sanitarias son sectores que deberían ser punteros y no lo son. Ahí la falta de personal es absoluta. Cada dos por tres encontramos noticias que nos sonrojan a todos", asegura.

La Ley 39/2015 y los Súbditos de la Administración

Una nueva ley sobre modernización y digitalización encierra graves restricciones de los derechos de los ciudadanos

José María Baño León*. El País.- En el fárrago de decenas de leyes con las que se despidió la última legislatura, ha pasado desapercibida para la opinión pública una muy preocupante reforma del procedimiento administrativo que, vestida con la indumentaria de la modernización y de la digitalización de la Administración, encierra graves restricciones de los derechos de los ciudadanos, impropias de un Estado democrático.

La Ley 39/2015, denominada redundantemente de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y que entrará en vigor si nadie lo remedia el 2 de octubre de este año, merma garantías básicas de un Estado de derecho y facilita la arbitrariedad de la Administración, sin que, al parecer, los redactores de la Ley, que dicen querer mejorar la seguridad jurídica, hayan sido conscientes del potencial efecto perverso de algunas de sus disposiciones, propios de un Estado autoritario, que ilustraré con tres ejemplos.

Colaboración insólita

La ley impone a todos los ciudadanos sin excepción (artículo 18.1) un deber general de colaboración con la Administración, insólito en un país democrático. Ese deber significa a falta de previsión expresa, “facilitar a la Administración los informes, inspecciones y otros actos de investigación que requieren para el ejercicio de sus competencias”. Este deber rezuma un halo totalitario, fruto de una concepción en la que el ciudadano se encuentra sujeto al poder público con carácter general. Hasta ahora, como es propio de un Estado constitucional, el ciudadano solo estaba sujeto a colaborar con la Administración cuando una ley lo preveía expresamente y para fines específicos. Por ejemplo, la ley fiscal, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, la ley laboral para salvaguardar los derechos de los trabajadores, etcétera. Pero a nadie se le había ocurrido que una ley general pudiera permitir a cualquier autoridad pública imponer obligaciones de colaboración para cualquier ocurrencia de un alcalde, un director general o de un consejero autonómico.

Más preocupante todavía es el régimen de las medidas provisionales (art. 56) que la Administración puede adoptar al inicio de un expediente, e incluso antes de oír lo que tenga que decir el ciudadano afectado. La adopción de medidas provisionales como el embargo preventivo de la cuenta corriente, el cierre de un local, la prestación de fianzas, se reconoce a cualquier autoridad pública, en cualquier procedimiento, aunque eso si piadosamente el legislador sigue recordando que habrá de hacerse proporcionalmente.

No existe país democrático alguno donde se reconozca a la Administración ese formidable poder. En la actualidad y hasta que la nueva ley entre en vigor, la Administración solo puede adoptar medidas provisionales cuando una ley especial así lo determina expresamente. Por ejemplo, en materia de sanidad pública, frente a un contagio, o cuando se trata de defender la salud de los consumidores o usuarios, es lógico que la Administración pueda adoptar medidas provisionales, pues se trata de evitar un daño irreparable. Lo que no tiene sentido alguno es que se entregue a la discreción de cualquier autoridad pública la posibilidad de adoptar medidas cautelares equivalentes a las que puede tomar un juez y que son de una gravedad extraordinaria. El diario desfile de muchas autoridades por los juzgados de lo penal, debería haber conducido a los autores de la nueva ley a ser muy conservadores a la hora de construir una potestad administrativa que solo debería utilizarse, como ocurre en los países de nuestro entorno, en procedimientos tasados y en casos de urgencia inaplazable cuando están en riesgo bienes superiores, como la salud, la seguridad de las personas o la estabilidad del sistema bancario. Generalizar ese poder inmenso de imponer medidas contra el patrimonio de los ciudadanos o el ejercicio de sus derechos, antes de que se tramite y finalice el procedimiento administrativo, es como poner en manos de un inexperto en armas una bomba de racimo sin manual de instrucciones.

El nuevo expediente administrativo

Por si estos dos ejemplos no fueran suficientes, la Ley 39/2015 (art. 70) nos sorprende con una nueva definición del expediente administrativo, que revela una mentalidad autocrática de la Administración más que preocupante.

El lector puede pensar que el expediente administrativo es una fruslería. No es así: el expediente es la documentación completa y ordenada de lo que la Administración ha hecho en el procedimiento. Lo que quiere decir: es la base para que el ciudadano afectado pueda defender sus derechos frente a la Administración. Hasta ahora, e incluso en pleno franquismo, se entendía por expediente todo lo que constaba documentalmente respecto a un procedimiento.

Lo que la norma legal dice es que el expediente es solo una parte de lo que la Administración ha hecho, “lo oficial”, que diría un castizo. El resto, es decir, lo que opinan los funcionarios, los borradores de documentos, e incluso los informes no solicitados por el responsable de la decisión, no forman parte de lo que debe conocer el afectado por la sanción o por la instalación de una actividad, o por la zona verde. Permítaseme un ejemplo para iluminar lo que la jerga de la ley puede oscurecer. El secretario o el interventor de un Ayuntamiento, figuras clave en cualquier corporación local, tienen la facultad de emitir informe concreto, si lo estiman pertinente. Pues bien, según reza la ley, el ciudadano no tiene derecho a conocer ese informe, si no es un informe pedido por la autoridad. ¿Para qué va a emitir un informe el custodio de la legalidad si se va a tirar al cesto de los papeles?

En estos años turbulentos, hay funcionarios públicos responsables que, a pesar de las presiones políticas, han tenido el valor de hacer constar su opinión contraria a lo resuelto por el jefe político. Esos informes hasta ahora quedaban incorporados al expediente. Quien estaba afectado, podía manejarlo y utilizarlo en defensa de sus derechos ante el juez.

in embargo, el texto legal aprobado en la misma legislatura que la Ley de Transparencia dice ahora que no forman parte del expediente los “juicios de valor” emitidos por las Administraciones Públicas, que se entiende que son las opiniones de los funcionarios. Una ley del siglo XXI autoriza legalmente al responsable político de turno a expurgar el expediente, a censurar lo que otros han opinado y a él no le ha convenido. Así el ciudadano, y el juez que tiene que controlar a la Administración, se supone que vivirán más felices al encontrar un expediente electrónicamente depurado que cuente lo que el poder quiere contar, eso sí, con enorme transparencia.

Son tres ejemplos ilustrativos. Para otra ocasión dejo el análisis de la paradoja de que la Ley 40/2015, hermana siamesa de la Ley de Procedimiento, haya mantenido incólume la estructura de sociedades, entes de diverso pelaje, y fundaciones públicas, al tiempo que la Fiscalía denuncia y los tribunales penales condenan la opacidad de estas entidades y la falta de control en el manejo de los caudales públicos, como causa de comportamientos delictivos, que no son esporádicos a juzgar por la estadística criminal.

En una de las versiones del mito de Pandora se cuenta que la causa de los males de la humanidad se produjo cuando Pandora, desobedeciendo la prohibición de los dioses, abrió la caja donde se contenían todos los desastres. Esto mismo puede pasar con los bienintencionados funcionarios que han puesto sus manos sobre el procedimiento administrativo, confiados en que quienes tienen que aplicar cotidianamente la ley no harán un uso inmoderado de las armas que ellos mismos han cargado; en ellos ha podido más la arrogancia de la innovación que la prudencia en mantener hermético el recipiente que garantiza algunos derechos básicos de los ciudadanos.

Es de desear que se abra urgentemente un debate político, en la más noble de las acepciones de la palabra, sobre la oportunidad de urgente derogación de esas leyes. La nueva política no puede echar a andar con muletas propias, no ya de la vieja política, sino del antiguo régimen, sin convertir a los ciudadanos en súbditos del arbitrio administrativo.

^*José María Baño León es abogado y catedrático de Derecho Administrativo Universidad Complutense de Madrid.

La administración electrónica sigue creciendo en el País Vasco

Sustancial incremento en el balance hecho  del primer semestre de 2012

Este año 2012 está siendo, por fin, el año del despegue de los servicios electrónicos en el Gobierno Vasco. 

PIP. Iñaki Ortiz. Del 29% que teníamos a finales de 2011, hemos pasado al 48% en el primer semestre de 2012 y, según nuestra planificación, superaremos el 60% a finales de este año.

Este resultado es fruto, sin duda, de las actuaciones llevadas a cabo durante los años anteriores, destacando entre las iniciativas que han contribuido directamente al logro de estos indicadores, la implantación del nuevo modelo de gestión de los servicios electrónicos y la puesta en marcha del proyecto de digitalización de las ayudas en la modalidad de “desarrollo cero”.

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