La firma electrónica se desactiva en fin de semana

Actualidad: El Confidencial. La Conferencia de Presidentes debatirá, de acuerdo con Santamaría, un plan para flexibilizar la tasa de reposición de empleados públicos y analizar la consolidación de miles de interinos en España

Por Víctor Almonacid.- Me preguntan -en serio-, desde una Administración Pública española, si es válido que un funcionario firme electrónicamente el fin de semana, ya que no se encuentra en su mesa trabajando.

Vamos a contestar esta interesantísima y nada ridícula pregunta en abierto (y más que nada para ayudarle a gestionar la resistencia al cambio a la compañera que me ha contactado, esta vez sin broma, y que la pobre está apurada por la actitud de sus compañeros).

Pues sí, tienen razón. A veces hay que rendirse con deportividad, sobre todo cuando el enemigo presenta argumentos irrefutables y, por qué no decirlo, un intelecto superior.

Qué duda cabe que la firma electrónica se desactiva el viernes a las 15 horas, porque efectivamente si no estamos en el centro de trabajo cómo diantres vamos a firmar. Imposible ¿Quién tendría firma electrónica en casa o, peor, en los dispositivos móviles? Es de locos. Y si se pudiera no sería legal porque esa firma se produciría fuera del horario laboral. Además, la nueva Ley de procedimiento, esa que es malísima porque es muy moderna pero que alguna cosa buena tiene, al menos dice que los sábados son inhábiles ¿Quién firmaría en un día inhábil? Sólo un ergómano adicto al trabajo, o un viajero del tiempo que viene del siglo XXIII.

Teletrabajo

Esta perversa práctica de firmar fuera del horario de trabajo abriría, además, una peligrosa puerta hacia el teletrabajo, algo intolerable y jurídicamente más que dudoso que supondría aceptar que un documento administrativo puede formalizarse más allá de las sagradas paredes de la institución.

Ni que decir tiene, pues, que la firma electrónica, que se autocontrola para salvaguardar las tradiciones y buenas costumbres, se desactiva cuando uno sale por la puerta del trabajo. También durante la media hora del almuerzo, claro está. Más dudoso es, aunque así lo respalda algún sector doctrinal, que sea legal la firma realizada desde otro lugar del edificio administrativo distinto de nuestro despacho/mesa. Cabe razonar que cuanto más nos alejemos aumenta el peligro de incurrir en una administración no solo electrónica, sino también telemática (teles es un prefijo griego que significa “a distancia”). Siendo flexibles podríamos aceptar una firma realizada en un radio de 10 metros alrededor de nuestra mesa, que es donde debemos estar, pero no más allá, tanto por razones legales como técnicas (el “microchip” no tiene tanto alcance).

En cuanto a la validez de la firma electrónica del empleado público que va al aseo, parece que lo más sensato es reconocer que durante los 45 segundos de las aguas menores (o micción simple) la firma sigue en vigor, pero que a partir del minuto, y en todo caso en situaciones de aguas mayores, se produce un efecto de derecho equivalente al almuerzo.

A mayor abundamiento, en el hipotético y muy improbable caso de que algún día la firma electrónica no procediera a tal desactivación, igualmente no se podría firmar el fin de semana porque supondría trabajar durante el mismo, o entre semana a horas intempestivas, y de hecho ya hay esquizofrénicos que firman por la tarde, incluso por la noche, y en un alarde de locura, han llegado a firmar en el AVE, o incluso en la misma estación o aeropuerto. Esta práctica demente también abriría otra peligrosa puerta, en este caso al trabajo por objetivos o rendimiento en lugar de “por horas”. El día que lleguemos a semejante grado de alienación acabaremos con las buenas usanzas de lo público, que deben permanecer inmutables más allá del avance demoníaco de los tiempos.

En definitiva, como señala un amigo con el que he comentado esta interesante cuestión, la firma electrónica no es válida los fines de semana ni las fiestas de guardar. Y obviamente la del ciudadano tampoco. Fin del riguroso análisis jurídico.

Las nuevas notificaciones electrónicas de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común pueden generar indefensión

Post de Víctor Almonacid: 3 de octubre: ya está en vigor el procedimiento electrónico

Por Diego Gómez Fernández*.- Blogs Novagob.- Este domingo 2 de octubre entra en vigor la nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas después del plazo de vacatio legis de un año desde su publicación establecido en la Disposición Final Séptima de la misma.

Aunque la misma Disposición Final Séptima en su párrafo segundo indica que las previsiones de la Ley relativas al registro y archivo electrónico, registro electrónico de apoderamientos y de empleados públicos habilitados y punto de acceso general electrónico de la Administración producirán efectos a los dos años de esta entrada en vigor (2.10.2018), lo cierto es que una visión conjunta de las Disposiciones Transitorias Segunda y Cuarta y la Disposición derogatoria única apartado 2.g), pº 2º, parece llevarnos a la conclusión de que para aquellas Administraciones Públicas que a la fecha de entrada en vigor de la Ley el próximo 2 de octubre de 2016 dispongan ya de registro electrónico y punto de acceso general, como la Administración General del Estado, hará que surja automáticamente ya este domingo el derecho/obligación de relacionarse electrónicamente con aquélla de esas personas y entidades relacionadas en el art. 14.2 de la Ley 39/2015 (personas jurídicas, letrados que actúen en ejercicio de su actividad profesional, Comunidades de Propietarios, etc.), por cuanto como bien dice Víctor Almonacid en la entrada de su imprescindible blog nosoloayuntamientos.wordpress.com “Ley de procedimiento ¿qué entra en vigor en 2018?” lo que no entran en vigor son las previsiones de la Ley 39/2015 relativas al registro y archivo electrónico, etc., pero sí como indica esa Disposición derogatoria única se “mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones” y, consecuentemente, el consiguiente deber, siempre en aquellas Administraciones Públicas que dispongan de dichos canales, medios o sistemas electrónicos, por cuanto como dice el maestro Sevach en la entrada de su blog “La administración electrónica, un pasito para adelante, un pasito para atrás”, esa obligación es una mandato jurídico condicionado y “de nada sirve obligar a alguien a comunicarse electrónicamente si la Administración destinataria de la obligación no ha puesto los medios electrónicos para ello, pues sería una obligación imposible y como tal, no podrían derivarse consecuencias negativas para aquél”.

Uno de los aspectos fundamentales de la nueva Ley 39/2015 es establecer que las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía, o sea, aquellas personas de los apartados 2 y 3 del art. 14 de la misma antes citados (personas jurídicas, etc.).

Este cambio que puede ser a la larga positivo por cuanto podrá mejorar la organización, efectividad y eficiencia de las Administraciones Públicas y facilitar a los ciudadanos su relación con las mismas, adolece de varios defectos muy graves que pueden echar por tierra todo lo positivo que dicha regulación podría traer, por cuanto son defectos que pueden generar violaciones de derechos fundamentales como los previstos en el art. 24 de nuestra Constitución y generar indefensión a los ciudadanos.

Jurisprudencia 

Recordemos que la jurisprudencia constitucional ha dicho, entre otra muchas en la STC 133/2009 que “este Tribunal ha declarado aplicable a las notificaciones administrativas su doctrina sobre la necesidad de emplazamiento personal de todos los interesados en los procesos judiciales, siempre que ello sea factible, en la medida en que la defectuosa realización de los mismos puede impedir la impugnación de los actos administrativos, con lo que se cercena la posibilidad de que sean revisados judicialmente y se priva, en consecuencia, al recurrente de obtener una tutela judicial efectiva frente a los mismos (STC 291/2000, de 30 de noviembre, FJ 5)", añadiendo respecto de la prohibición de la indefensión que "la idea de indefensión engloba, entendida en un sentido amplio, a todas las demás violaciones de derechos constitucionales que puedan colocarse en el marco del artículo 24 CE" (STC 48/1984 y SSTC 146/2003, 199/2006 y 28/2010).

Los dos principales defectos que, a mi juicio, la puesta en práctica de la nueva regulación de las notificaciones electrónicas de la Ley 39/2015 podrían provocar la vulneración de varios de los derechos contenidos en el art. 24 de la Constitución, fundamentalmente la proscripción de la indefensión, son relativos al aviso electrónico y a la no obligación de publicar en el BOE en caso de que el ciudadano no acceda por comparecencia a su notificación electrónica.

La nueva Ley nos dice que las notificaciones electrónicas se realizarán en primer lugar poniendo a disposición la Administración en su Sede electrónica o dirección electrónica habilitada única la notificación para que sea el ciudadano el que, por comparecencia electrónica en la misma y previa identificación, pueda acceder al contenido de la notificación.

Hasta aquí nada que objetar, ya que como decía antes, esta regulación puede facilitar las cosas tanto a las Administraciones, como a los ciudadanos.

Ahora bien, para que dicho sistema respete plenamente los derechos fundamentales de los ciudadanos obligados a utilizarlo es necesario que se den las suficientes garantías para que no quede duda de que la puesta a disposición de la notificación por la Administración Pública ha llegado a conocimiento del ciudadano, de modo que si después no accede a ello porque voluntariamente no lo desea, no pueda achacar nada a la actuación administrativa, en la línea de la regulación hasta ahora prevista en la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común que ahora se reserva en la nueva Ley 39/2015 para las notificaciones en papel.

Sin embargo, a mi juicio, el sistema diseñado en la Ley 39/2015 no garantiza la salvaguarda de esos derechos ni que el ciudadano no sufra indefensión. ¿Por qué?

El primer paso del proceso de notificación eletrónica, como decíamos antes, es que la Administración pone a disposición del ciudadano la notificación en la Sede electrónica o dirección habilitada única.

Ahora bien, ¿cómo se entera el ciudadano que la Administración ha puesto esa notificación electrónica a su disposición?.

Para ello el sistema prevé un método altamente efectivo como es el aviso enviado a un dispositivo electrónico y/o una dirección electrónica del interesado para que éste pueda acceder, si así lo desea, a su contenido, aviso que se establece de manera obligatoria tanto para las notificaciones electrónicas, como para las realizadas en papel.

Sin embargo, el fallo está en que el apartado 6º del art. 41 de la Ley 39/2015 contempla expresamente que “La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida”.

Sedes electrónicas 

De este modo, o bien los obligados entramos continuamente en cada una de las Sedes electrónicas existentes en las Administraciones Públicas españolas o no tendremos garantizado el conocimiento de que nos han enviado una notificación.

Y esto es singularmente importante porque, además, la Ley 39/2015 lo remata señalando que dicha notificación por medios electrónicos se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta  disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido, dándose por efectuado el trámite y siguiéndose el procedimiento.

Ni siquiera se contempla la misma previsión garantista que venía contemplando hasta ahora la Ley 30/1992 y que la Ley 39/2015 reserva para las notificaciones en papel y es que, intentada por dos veces la notificación (algo parecido a los avisos), se obliga a las Administraciones Públicas a publicarlo en el BOE para que esta notificación en papel pueda surtir efectos.

Desde el punto de vista de las Administraciones Públicas el sistema no sufriría si la Ley 39/2015 se hubiese limitado a establecer como hace la obligación de las AAPP de enviar el aviso; de este modo, en aquellos casos en los que el sistema de envío de avisos falle, la notificación no surtiría efectos y quedaría incólume la posibilidad del ciudadano de hacer frente a su contenido a través de las correspondientes alegaciones o recursos, según proceda.

Sin embargo, al introducir la coletilla de que la falta de aviso no impedirá que dicha notificación sea considerada plenamente válida complica mucho la dinámica y puede generar continuas vulneraciones de derechos fundamentales.

Y tampoco tiene sentido la diferenciación entre notificaciones en papel y electrónicas, eliminando la obligación de publicar en el BOE en caso de que los intentos de notificación fuesen infructuosos.

En fin, esperemos que no tarde mucho en haber un Parlamento operativo que pueda modificar la regulación para corregir esos dos aspectos y que, hasta ese momento, los Juzgados y Tribunales ordinarios, primeros garantes de los derechos fundamentales según dice la Exposición de Motivos de la Ley Orgánica del Tribunal Constitucional 6/2007, de 24 de mayo, amparen a los ciudadanos para impedir que se vulneren sus derechos fundamentales y se les genere indefensión.

Mucha suerte a tod@s en la aplicación de la nueva Ley!

*Diego Gómez Fernández –Abogado-www.derechoadministrativoyurbanismo.es/blog

Ley de procedimiento ¿qué entra en vigor en 2018?

"Una cosa es que entre en vigor el registro electrónico (regulado en la Ley 11/2007 y en la Ley 30/92 desde la modificación de 2011), y otra “el registro electrónico regulado en la Ley 39/2015”. 

 Por Víctor almonacid.- Blog NosoloAytos.es.-Adelantando la principal conclusión, para quien quiera dejar de leer, diremos que la Ley 39/2015, de procedimiento administrativo común entra en vigor, toda ella (todos sus artículos) el próximo lunes 3 de octubre de 2016. 

El año de vacatio legis finalizaba en realidad el próximo domingo día 2, pero utilizando precisamente las propias reglas sobre el cómputo de plazos establecidas en la ley, como el último día del plazo es inhábil, se extiende al primer día hábil siguiente. Ahora bien, de una manera más precisa, y por ir cerrando debates que parecen capciosos: ¿qué entra en vigor en 2018?

Disposición final séptima Entrada en vigor

La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley.

Vemos que ante todo: “La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado»”, mientras que determinadas previsiones producirán efectos a los dos años. ¿Qué se entiende por “producir efectos”? ¿Es lo mismo que “entrar en vigor”?. Desde luego no ayuda a resolver la duda la D.Tª 4ª ab initio, cuando señala: “Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico…”. Según su tenor literal, en efecto, el legislador habría querido dar eficacia demorada, y también entrada en vigor demorada a determinadas previsiones. Y sin duda esta es la expresión clave, y así lo pensamos algunos (me alegró coincidir con mi compañero y amigo Nacho Martínez Vila el otro día hablando de la cuestión). En efecto, dicha expresión, inequívoca porque en este caso sí aparece tanto en la D.F.7ª como D.Tª 4ª, solo puede interpretarse en el sentido de que la eficacia demorada se refiere al régimen jurídico que contiene la ley sobre el registro electrónico de apoderamientos, el registro electrónico, el punto de acceso general electrónico de la Administración y el archivo único electrónico, mientras que el registro de empleados públicos habilitados, mencionado únicamente en la D.F., debemos necesariamente incluirlo en el mismo razonamiento, porque aunque es el mecanismo más novedoso de todos, cierto es que su creación inmediata resulta imprescindible para la moderna atención al público, que se realiza de forma presencial pero “se convierte en electrónica” a partir del momento del registro de entrada, o mejor dicho: “durante ese momento”.

 En resumen, que una cosa es que entre en vigor el registro electrónico (regulado en la Ley 11/2007 y en la Ley 30/92 desde la modificación de 2011), y otra “el registro electrónico regulado en la Ley 39/2015”. 

Claro, este es el proceso de adaptación para el que la Ley otorga 3 años, porque registro electrónico ya tenemos. ¿Su administración no?

Y para avalar la teoría expuesta en el párrafo anterior citemos la Tª4ª en su integridad:

Disposición transitoria cuarta Régimen transitorio de los archivos, registros y punto de acceso general

Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, las Administraciones Públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones.

Dicho de otra manera, y no dirán que no queda claro: mientras no entren en vigor las citadas previsiones (las nuevas previsiones, no los viejos mecanismos), las Administraciones Públicas mantendrán los mismos registros, archivos, medios o sistemas electrónicos vigentes (queda clarísimo que ya están en vigor), que permitan ya mismo, en octubre de 2016 (y antes), garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones, un derecho por cierto que aparece en la citada Ley 11/2007, en vigor según algunos (yo mismo) desde 2007, según otros desde 2009, y según otros nunca. Los del nunca son los del 2018 ahora, por supuesto.

Y es que ¿cómo va usted, responsable público, a cumplir el resto de la Ley, por ejemplo la obligación de las personas jurídicas a relacionarse por medios electrónicos, sin un registro electrónico?

Y ya para rematar, citamos parte de la Disposición Derogatoria de la Ley 39/2015:

Disposición derogatoria única Derogación normativa

2.- Quedan derogadas expresamente las siguientes disposiciones:

g) Los artículos 2.3, 10, 13, 14, 15, 16, 26, 27, 28, 29.1.a), 29.1.d), 31, 32, 33, 35, 36, 39, 48, 50, los apartados 1, 2 y 4 de la disposición adicional primera, la disposición adicional tercera, la disposición transitoria primera, la disposición transitoria segunda, la disposición transitoria tercera y la disposición transitoria cuarta del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final séptima, produzcan efectos las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, se mantendrán en vigor los artículos de las normas previstas en las letras a), b) y g) relativos a las materias mencionadas.

Poco debate puede haber sobre el último inciso, y es que hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición final séptima, produzcan efectos (esta vez se refiere a “producir efectos” y no a “entrar en vigor”, a estas alturas tanto da) las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, se mantendrán en vigor los artículos de las normas que en este momento los regulan.

Por todo lo anterior, decir que parte de la Ley 39/2015 entra en vigor en 2018 es muy peligroso si no se matiza bien, porque nuestra opinión, en este punto quizá discutible, es que toda la ley entra en vigor en muy pocos días -¿cómo se va a realizar la nueva atención presencial, sobre todo en cuanto a la generación de copias auténticas (que sí entran en vigor ahora) sin un único registro electrónico interconectado o un registro de funcionarios habilitados?-, pero desde luego lo que es indiscutible es que las materias, más bien las herramientas, mencionadas en los artículos que se han transcrito ya deberían haber sido implantadas, porque se crearon y regularon en la legislación vigente desde 2007, y dan cobertura a derechos electrónicos de los ciudadanos preexistentes a la nueva Ley de procedimiento. Eso sí, tenemos hasta 2018 para adaptarnos a las nuevas previsiones, que es tanto como decir a la nueva regulación. Puede tomarse como un plazo máximo (máximo para acabar, no para empezar), porque soy consciente de la situación actual de gran retraso en algunas AAPP, a las que animo porque aún están a tiempo de remontar.

Amigo lector, sobre todo si es usted funcionario/a: si uno de los jefazos de su organización pública les dice, por ejemplo vía Circular, que no deben tener registro electrónico hasta el 2 de octubre de 2018, es que, si fuera por él, no lo tendrían nunca. Y ya es bastante grave que no lo tengan implantado ahora mismo. Cuidado con el régimen de responsabilidad regulado en las propias Leyes 39 y 40, y cuidado, todo sea dicho, con los “interesados” que a partir del 3 de octubre recurran un acto desfavorable (una multa, la denegación de una licencia, la no adjudicación de un contrato…) simplemente porque se ha tramitado en papel, a todas luces prescindiendo total y absolutamente del procedimiento  legalmente establecido, el cual es electrónico (en todos sus trámites) porque lo dice una ley que entra en vigor el lunes 3 de octubre de 2016. No, no doy ideas, esto ya lo sabían… ¿Acaso creen que no están ya frotándose las manos? La Administración tendrá que demostrar que cumple la Ley o al menosque ha hecho todo lo posible por cumplirla. Si usted es un responsable público y no se halla en alguna de las citadas dos situaciones, póngase las pilas inmediatamente. Es un simple consejo, no una imposición. La imposición ya está en la Ley.

ANEXOS. 

Especial Ley de procedimiento administrativo #LPA

10 preguntas y respuestas sobre la notificación electrónica

El cómputo de plazos en la Ley de procedimiento

El archivo electrónico en la Ley de procedimiento (10 preguntas y respuestas)

El archivo electrónico en la Ley de procedimiento (10 preguntas y respuestas)

Víctor Almonacid, secretario de Alzira, a través de su Blog NosoloAytos, nos ayuda atraves de un sencillo decálogo a poner en marcha el archivo electrónico, obligatorio a partir de la entrada en vigor de la nueva ley de procedimiento.

1.-  ¿El archivo de la Administración (por ejemplo el Ayuntamiento) debe ser obligatoriamente electrónico? Sí, cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable (art. 17.1 LPA).

2.- ¿A partir de qué fecha? Las previsiones relativas al archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la LPA (2 de octubre de 2018), de acuerdo con la DF7ª LPA. Dicha DF se contradice con la DT 4ª, que señala que “mientras no entren en vigor… el archivo único electrónico…”. 

Esta referencia a la entrada en vigor es incorrecta, pues la de toda la Ley se produce el 2 de octubre de 2016, por lo que el plazo de 2018 debe entenderse en relación a la producción de efectos y sobre todo “como máximo”, especialmente teniendo en cuenta que el art. 31.2 de la Ley 11 de 2007 ya establecía que “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza”. 

En cuanto a la digitalización de todos los documentos no electrónicos preexistentes, se trata de una árdua tarea que conlleva varios años, y para la que en buena lógica la Ley no señala plazos. Obviamente la Ley tampoco señala plazos mínimos para realizar las tareas que igualmente se deben realizar, por lo que no aconsejamos en absoluto postergar la tarea de la digitalización del archivo para 2018, teniendo en cuenta además que el inicio de los trabajos en dicha fecha supondría un incumplimiento también de este plazo prorrogado, porque en ese momento la Administración “deberá mantener un archivo electrónico único”.

3.- ¿Los documentos no electrónicos también deberán almacenarse en un soporte electrónico? Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos (art. 46.1 LRJ).

4.- ¿En qué tipo de formato electrónico se deben archivar los documentos? Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 y 46.2 LPA).

5.- ¿El cumplimiento de qué principios deben garantizar estos medios o soportes electrónicos en los que se almacenen los documentos? Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3 LPA).

6.- ¿Qué es Archive? Archive es una solución para archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, elaborada por la AGE. Siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos, cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo. Los expedientes y documentos son importados y clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o manualmente), según la política de conservación asignada. Proporciona notificación de cambios de estado en los expedientes. Permite generar, para cada Archivo y Serie Documental, metadatos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad. Respecto a Políticas de Conservación, contempla la eliminación permanente o parcial, la conservación permanente y pendiente de dictamen. Incluye herramientas para generación de SIPs (Submission Information Package), visualización de AIPs (Archival Information Package) y generación de DIPs (Dissemination Information Package) para el intercambio entre Archivos. Ofrece servicios web para enviar SIP, buscar expedientes, obtener actas de ingreso, etc. Están previstas funcionalidades para resellado de documentación y conversiones masivas de formato, así como gestión avanzada de metadatos para la definición de los SIPs y AIPs (CSAD).

7. - ¿Qué es InSiDe? Es la abreviatura o acrónimo de lnfraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica. Se trata de una suite de productos para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero. Facilita la gestión documental electrónica de los expedientes vivos, así como los servicios de Interconexión con la Administración de Justicia y en general, con otras administraciones.

8.- ¿Qué servicios presta InSide? Existen tres servicios Incide: InSide Base, que permite almacenar y modificar documentos y expedientes electrónicos en cualquier gestor documental compatible con el estándar CMIS, permite la asociación de documentos a expedientes, gestión del índice y de metadatos obligatorios asociados, y también la validación y visualización de los documentos y expedientes para su impresión, así como la gestión de las firmas; y G-Inside (Generador de Inside), servicios web en la nube para validar y generar documentos y expedientes conforme al ENI. Permite la conversión a documento y expediente electrónico, la validación sintáctica y la generación de PDF de visualización, y no almacena documentos; y Suite CSV, funcionalidades de generación o consulta de CSV, almacenamiento de documentos con CSV, teniendo en cuenta aspectos de interoperabilidad de las AA.PP, Permite el uso de plantillas normalizadas, aceptadas por Notific@ para impresión y ensobrado.

9.- ¿Qué es la Política de gestión de documentos electrónicos? Son las orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

10.- ¿Dónde se fijan las Normas Técnicas de Interoperabilidad de la Política de gestión de documentos electrónicos? El Reglamento del Esquema Nacional de Interoperabilidad alude a la fijación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (D.A.1ª.h). Las AAPP deben aprobar sus propias NTI. Véase al respecto la de la AGE, aprobada por Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos, así como su Guía de aplicación. Véase también el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE).

ANEXOS. 

Especial Ley de procedimiento administrativo #LPA

10 preguntas y respuestas sobre la notificación electrónica

El cómputo de plazos en la Ley de procedimiento

Víctor Almonacid: Los Principios de buena regulación en la nueva Ley de Procedimiento

" La buena regulación es el buen gobierno aplicado a la potestad reglamentaria "

Víctor Almonacid. Blog NosoloAytos.- Planteado de otra manera: ¿cómo debemos “legislar”? Redactar una norma no es sencillo, pero resulta absolutamente necesario reglamentar, sobre todo en el caso de los Ayuntamientos, cuyas características singulares aconsejan adaptar las normas de rango legal de las instancias superiores a la peculiar organización, población, geografía o economía del municipio. Un buen punto de partida para el buen ejercicio de la importante potestad reglamentaria local sería la observancia de los Principios de buena regulación recogidos en el artículo 129 de la nueva LPA.

Ya dijimos que, en nuestra opinión, es el momento de los Principios generales del Derecho. Pero… ¿Cuáles son estos principios “de buena regulación”?

En el ejercicio de la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria, las Administraciones Públicas actuarán de acuerdo con los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia, y eficiencia. En la exposición de motivos o en el preámbulo, según se trate, respectivamente, de anteproyectos de ley o de proyectos de reglamento, quedará suficientemente justificada su adecuación a dichos principios.

Vamos a desarrollarlos uno a uno:

Necesidad

Este principio va ganando enteros en el moderno Derecho Público. Su antecedente más famoso es la Ley de Contratos del Sector Público, cuando señala: “Los entes, organismos y entidades del sector público no podrán celebrar otros contratos que aquellos que sean necesarios para el cumplimiento y realización de sus fines institucionales” (art. 22.1 del vigente TRLCSP). El principio de necesidad tiene mucho sentido en la moderna gestión pública, en la que visto lo visto se debe prescindir inmediatamente de medidas innecesarias (contratos innecesarios, reglamentos innecesarios…). Sin duda necesidad tiene que ver con eficacia y eficiencia:

Eficacia

El principio de eficacia es un clásico del Derecho Administrativo, y tiene rango constitucional (art. 103.1). Como bien sabemos hace referencia al cumplimiento de los fines y objetivos públicos. Por lo demás, según el art. 29.2 LPA, “En virtud de los principios de necesidad y eficacia, la iniciativa normativa debe estar justificada por una razón de interés general, basarse en una identificación clara de los fines perseguidos y ser el instrumento más adecuado para garantizar su consecución”.

Eficiencia

Supone la aplicación de criterios de ahorro y racionalización al principio de eficacia. “En aplicación del principio de eficiencia, la iniciativa normativa debe evitar cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionalizar, en su aplicación, la gestión de los recursos públicos” (art. 29.6 LPA). Es imprescindible que una norma establezca una regulación conforme con el principio de eficiencia, acomodando el fin perseguido a los recursos, siempre limitados, de la administración.

Proporcionalidad

Se trata de otro principio famoso, que incide prácticamente en todas las ramas del Derecho, siendo conocido por mucha gente por su significado en la rama Penal. En orden a la redacción de normas, tiene sin duda un punto también relacionado con el principio de necesidad, con el de coherencia, pero sobre todo con su significado habitual, en el sentido de que el régimen jurídico que se establezca, debe ser el menos gravoso para las personas. Así, según la LPA, “En virtud del principio de proporcionalidad, la iniciativa que se proponga deberá contener la regulación imprescindible para atender la necesidad a cubrir con la norma, tras constatar que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos, o que impongan menos obligaciones a los destinatarios” (art. 29.3).

Seguridad jurídica

Señala la LPA que “A fin de garantizar el principio de seguridad jurídica, la iniciativa normativa se ejercerá de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico, nacional y de la Unión Europea, para generar un marco normativo estable, predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la actuación y toma de decisiones de las personas y empresas” (art. 29.4.1). El de seguridad jurídica es un principio capital, de alto rango -aparece nada menos que el Título Preliminar de la Constitución (art. 9.3)-, y de alguna manera polisémico. De todos estos posibles significados nos quedamos ahora mismo con la necesidad de claridad, pues bien es conocida nuestra defensa del principio de accesibilidad y de lectura fácil, en la administración, imprescindible para modernizar lo público.

Otro problema de seguridad jurídica que suelen presentar las normas es que contienen conceptos indeterminados, lo cual evidentemente resta seguridad jurídica. Pongamos un ejemplo. Recientemente, la Sala de lo Contencioso-Administrativo del TS ha ratificado la Ordenanza Municipal de Protección de la Convivencia Ciudadana y Prevención de Actuaciones Antisociales del Ayuntamiento de Valladolid que prohíbe ir desnudo en los espacios y vías de uso público, aunque ha anulado la expresión “semidesnuda” incluida en la misma por la indeterminación del concepto. La sentencia estima parcialmente el recurso interpuesto por la Federación Española de Naturismo y anula la expresión que prohíbe ir o estar en lugares públicos “semidesnudo” al considerar que no es posible determinar con un mínimo grado de precisión las características concretas de la conducta que se sanciona. Por todo ello, considera que hubiera sido necesario un mayor esfuerzo de la Corporación municipal para acotar el concepto y no dejar tan extraordinario margen de apreciación en una materia que no se presenta con indiscutible claridad (Fuente: El País).

Por lo demás, según el art. 29.4.2 LPA, “Cuando en materia de procedimiento administrativo la iniciativa normativa establezca trámites adicionales o distintos a los contemplados en esta Ley, éstos deberán ser justificados atendiendo a la singularidad de la materia o a los fines perseguidos por la propuesta”.

Transparencia

Este principio es uno de los protagonistas habituales de este espacio web. “En aplicación del principio de transparencia, las Administraciones Públicas posibilitarán el acceso sencillo, universal y actualizado a la normativa en vigor y los documentos propios de su proceso de elaboración, en los términos establecidos en el artículo 7 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno; definirán claramente los objetivos de las iniciativas normativas y su justificación en el preámbulo o exposición de motivos; y posibilitarán que los potenciales destinatarios tengan una participación activa en la elaboración de las normas” (art. 29.5 LPA). Se trata, como vemos, de un principio formal que afecta más bien a la fase de elaboración de la norma, aunque evidentemente también debe tener un peso específico en el fondo de la misma.

Estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera

Se trata de dos principios siameses, omnipresentes en la legislación para el sector público dictada en los últimos años, absolutamente marcada por la crisis, y también cómo no vinculados al de eficiencia. “Cuando la iniciativa normativa afecte a los gastos o ingresos públicos presentes o futuros, se deberán cuantificar y valorar sus repercusiones y efectos, y supeditarse al cumplimiento de los principios de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera” (art. 29.5 LPA). Póngase en relación con la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, y en el ámbito local, por supuesto, con la polémica Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local, también muy comentada en este blog.

Hasta aquí los principios “de buena regulación”, que son más bien “para la buena regulación”. Y son de obligado cumplimiento y respeto en el ejercicio de la potestad reglamentaria de las Administraciones Públicas, hasta el punto de que, recordemos, en el preámbulo de los proyectos de reglamento quedará suficientemente justificada su adecuación a dichos principios.

Por último cabe mencionar lo dispuesto en el art. 130 de la LPA, dedicado a la “Evaluación normativa y adaptación de la normativa vigente a los principios de buena regulación”. Según el mismo, las Administraciones Públicas:

Revisarán periódicamente su normativa vigente para adaptarla a los principios de buena regulación y para comprobar la medida en que las normas en vigor han conseguido los objetivos previstos y si estaba justificado y correctamente cuantificado el coste y las cargas impuestas en ellas. El resultado de la evaluación se plasmará en un informe que se hará público, con el detalle, periodicidad y por el órgano que determine la normativa reguladora de la Administración correspondiente.

Promoverán la aplicación de los principios de buena regulación y cooperarán para promocionar el análisis económico en la elaboración de las normas y, en particular, para evitar la introducción de restricciones injustificadas o desproporcionadas a la actividad económica.

En resumen, la buena regulación es el buen gobierno aplicado a la potestad reglamentaria.

Administración electrónica: Regreso al futuro

"Se impone el procedimiento electrónico, pero se impone más que nunca un cambio de mentalidad, y es que el problema de la “obligatoriedad” de la administración electrónica es de perspectiva"

 

Víctor Almonacid.- Blog No solo Aytos.- Estamos en 2015, año que siempre me ha fascinado quizá desde la primera vez que vi la película de culto Regreso al futuro, en concreto su segunda parte en la cual el incansable Marty McFly viaja desde “su” 1985 a un 2015 (21 de octubre para ser concretos) en el que los coches vuelan. 1985 es un buen año, no desde la precisión pero sí desde la aproximación, para considerarlo como el arranque de la incipiente entrada de la informática en las organizaciones públicas.

Servicios electrónicos públicos comunes. Fermín Cerezo

Los primeros ordenadores eran enormes, de fósforo verde, realmente poco atractivos y no muy buenos para conservar la vista. La programación se realizaba en formato BASIC y el almacenaje en discos de 5¼ y 3½. Los primeros programas eran rudimentarios pero ayudaban mucho en materia de padrón y contabilidad. Eran herramientas útiles pero no se percibían como el inicio de un proceso que iba a concluir con la muerte del papel. Quizá hubieran tenido que viajar en el tiempo para percibir eso. Hoy sí se vislumbra un futuro administrativo con “cero papel”. A poco de cumplirse la mítica fecha de 21 de octubre, de 2015 pensamos que es un buen momento para relacionar el viaje en el tiempo con “los tiempos” de la administración electrónica, la única posible, qué duda cabe, en el futuro, pero que ya tiene su presente e incluso su pasado.

Y el primer momento de estos “tiempos” es el actual, el de las reacciones ante la aprobación de la LPA (ver nuestra valoración y también otras de compañeros que se anexan nuestro estudio enlazado).

 

Desde el pasado día 2 de octubre ya sabemos (oficialmente) lo que dice la Ley. Ahora muchos están o estamos centrados en interpretarla. Habrá artículos doctrinales. Habrá cursos… Pero lo más importante es que se aplique, pues pese a ser la Ley “de administración electrónica” más atrevida de la Historia su cumplimiento seguirá dependiendo de la voluntad de los responsables públicos. En los Ayuntamientos las Diputaciones deben ayudar muy mucho, pues desde 2013 les corresponde la competencia. El mismo Estado ayuda más que antaño ofreciendo como hemos visto la posibilidad -y hasta cierto punto la obligación- de adherirse a sus plataformas, servicios electrónicos comunes como Registro electrónico, ORVE, Portal de transparencia, FACE y el Portal de licitación. Lo podía haber hecho en 2007, dicho sea por supuesto sin dejar de valorar la iniciativa que, eso sí, va a perjudicar a las empresas del sector. En relación a ello habrá que preguntarse si queda algún espacio para estas o si una administración “pequeña” cumple con todas sus obligaciones legales de administración electrónica con la simple adhesión a todas las plataformas.

 

Se impone, en resumen, el procedimiento electrónico, pero se impone más que nunca un cambio de mentalidad, y es que el problema de la “obligatoriedad” de la administración electrónica es de perspectiva. Mal empezamos, por cierto, si lo vemos como una incómoda obligación; y muy mal seguimos si en 2015 nos encontramos con que no hemos hecho absolutamente nada de lo que ya establecía la legislación de la década anterior. La nueva LPA no debería ser tan impactante. Pongamos el acento, pues, en otra perspectiva de la obligación. Debemos enfocarlo desde otra óptica, pues hasta ahora nos hemos centrado en si una ley estatal podía obligar a una entidad local o si una administración podía obligar a un particular o una empresa. La pregunta que hay que hacerse (y que un servidor se hace desde el Anteproyecto de la LAESP), es si un particular puede imponer a la administración relacionarse con él por medios electrónicos. Y la respuesta es evidentemente que sí, porque desde 2007 tiene derecho a ello. ahora vemos que la administración no solo no debería obstaculizar este derecho sino que debería asistir a los ciudadanos de la sociedad de la información (no tanto “del conocimiento”) en su ejercicio. Una sociedad, por cierto, que avanza notablemente más rápido que la administración.

La administración es especialmente lenta (por muchos motivos), por lo que para llegar a 2015 algunos tendrán que viajar en el tiempo desde 1985, porque no han hecho nada en los últimos treinta años y a día de hoy es exactamente ahí donde se encuentran.

Por todo ello quizá es el momento de hablar más de estrategia que de los artículos de la Ley, pues no son tantas las novedades materiales como su nivel de obligatoriedad. Siguiendo precisamente la estela de nuestra mesa monotemática sobre la nueva Ley celebrada el pasado 6 de octubre en pleno Congreso #Novagob 2015, se abre en Novagob el debate sobre “ESTRATEGIA LPAC Y LRJSP” iniciado por Pablo Rodríguez Pappalardo. Es esta una gestión del cambio un poco compleja, integral, homogénea, necesariamente coordinada. Es el momento de que el último apriete y de que el escapado se deje atrapar por el pelotón. En nuestra opinión ahora se trata de gestionar el cambio de todos los cambios, para que cambie donde aún no ha cambiado. Como herramientas destacan el liderazgo innovador, la formación, la información, el vencer y convencer. La cuestión es en buena medida psicológica. ¿Saben ustedes cuál es la diferencia entre explicar la innovación en un Congreso como el citado y explicarla en el centro de trabajo?. Pues que en el primero se convence argumentando las ventajas y beneficios para la propia organización y sobre todo para el ciudadano, mientras que en el segundo, aunque también deben explicarse, por supuesto, estas ventajas, deben argumentarse los beneficios para los propios empleados públicos, porque si no, seamos sinceros, algunos de ellos no moverían un solo dedo. Evidentemente también es una cuestión de ser un buen profesional (preferiblemente con vocación de servicio público) y de cumplir con las obligaciones propias del puesto de trabajo.

Hace poco me preguntaron si en la nueva Ley existe algún artículo que obligue a los empleados públicos a tramitar de forma electrónica. Estuve a punto de contestar: “Sí, el art. 14.2.e)”, pero finalmente me pareció más ilustrativo decir: “Sí. Todos”, y eso respondí.

Dijimos que este es un artículo centrado en los tiempos. Mucho se habla de la entrada en vigor de la LPA. Lo de un año, dos años, tres años me recuerda una canción infantil de cuando yo era pequeño, mucho antes por cierto de 1985. Como siempre decimos, la entrada en vigor no es tan importante. Lo verdaderamente importante es que el procedimiento sea electrónico cuanto antes (en relación con los derechos de los ciudadanos), y ahora, desde octubre de 2015 a octubre de 2016 debemos sin duda concebir y ejecutar una estrategia para su total implantación, preferiblemente coordinada con las de otras AAPP. Los servicios de adhesión serán importantes, pero no representan, a nuestro juicio, el 100% de la administración electrónica. El mismo Estado debería pronunciarse al respecto, y debería también autoauditar sus propias plataformas, verificando, aunque parezca redundante, que cumplen la legislación del Estado.

 

Entre octubre de 2015 y octubre de 2016 el avance sociotecnológico evidentemente no se detendrá. De hecho progresará de una manera geométrica en los siguientes años (también representados en la vacatio legis), un 2017 en el que pronostico que las AAPP van a cambiar como no lo habían hecho nunca, y un 2018 en el que tanto el procedimiento en general como el procedimiento de licitación serán absolutamente electrónicos. Por cierto, al respecto cabe preguntarse si la nueva obligación de que las personas jurídicas se comuniquen con la administración por medios electrónicos no hace sino adelantar dicho plazo (recogido en la Directiva 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE) haciéndolo coincidir con el de la entrada en vigor de la LPA. En nuestra opinión sí, lo hace. Leer+