L.Ley 39/2015, de 1 de
octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas (en adelante LPA).
E. Expediente
electrónico.- Aunque deberíamos a acostumbrarnos a decir simplemente
“expediente”, porque este es electrónico. En efecto, en la LPA se equipara a
«expediente administrativo», ya que el formato electrónico es obligatorio, y lo
define como «el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla» (art. 70.1). El foliado de los
expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico,
firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este
índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su
recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento
forme parte de distintos expedientes electrónicos.
Y. Ya está en vigor.- Véase Ley
de procedimiento ¿qué entra en vigor en 2018?
D.- Derechos de las personas.-
Siempre se ha hablado de derechos de los ciudadanos, de los vecinos, de los
administrados, de los contribuyentes, de los españoles, de los extranjeros… En
plena era digital la nueva Ley de Procedimiento no puede hablar sino de derechos
de las personas. Por otro lado vemos cómo el listado acaba con una cláusula
abierta que establece una remisión genérica a otras leyes, empezando por
la propia Constitución. La misma LPA en su art. 53 recoge en este caso los derechos
de los interesados, esto es, los que tienen tal condición en relación a un
procedimiento administrativo. En puridad, es este segundo listado el que
realmente constituye esa versión actualizada del catálogo de derechos del art.
35 de la Ley 30/1992, incluso del recogido en el art. 6 de la Ley 11/2007.Véase
20
derechos de las personas ante una Administración que funciona (y su
equivalente obligación). Véase Derechos
de las personas en el Estado Social y Tecnológico de Derecho.Véase Carta
de derechos electrónicos de las personas.
E. ¡Electrónico!.- La LPA
impone de una manera muy clara el procedimento electrónico. Lo es, como hemos
visto, el expediente, el cual a su vez está compuesto, obviamente, de
documentos electrónicos, firmados electrónicamente. El Registro es electrónico,
el Archivo es electrónico, las notificaciones a las personas jurídicas lo son
en todo caso, y ni que decir tiene que los trámites y comunicaciones entre
administraciones lo son.
P. Plazos.- Siempre que por
Ley o en el Derecho de la Unión Europea no se exprese otro cómputo, cuando los
plazos se señalen por días, se entiende que éstos son hábiles, excluyéndose del
cómputo los sábados, los domingos y los declarados festivos. Los plazos
expresados en días se contarán a partir del día siguiente a aquel en que tenga
lugar la notificación o publicación del acto de que se trate, o desde el
siguiente a aquel en que se produzca la estimación o la desestimación por
silencio administrativo. Por otra parte, adquiere una gran relevancia el cómputo
de las horas, de manera consecuente con el procedimiento electrónico. Véase El
cómputo de plazos en la Ley de procedimiento.
R. Representación.- La representación
cobra un gran protagonismo en la LPA, ya que determinadas personas están
obligadas a relacionarse con la administración por medios electrónicos ex art. 14.2 de la Ley de Procedimiento (lo cual da un nicho de mercado para
los abogados, asesores, asesores fiscales y otros profesionales que realizan
gestiones, ahora electrónicas, en nombre de otros), y en general se potencia la
figura de la representación de los interesados. Este fenómeno ya estamos
viendo, de forma incipiente, con la facturación electrónica. En la LPA se
incluyen nuevos medios para acreditar la representación en el ámbito exclusivo
de las Administraciones Públicas, como son el apoderamiento apud acta,
presencial o también electrónico, y la acreditación de su inscripción en el
registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública u Organismo
competente. A tal efecto se dispone la obligación de cada Administración
Pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las
Administraciones territoriales en aplicación del principio de eficiencia,
adherirse al del Estado. Véase La
actuación por medio de representante en la nueva Ley de procedimiento
(10 cuestiones). Véase Aplicación
de la Ley de procedimiento a los Colegios Profesionales.
O. Oficinas de Asistencia en
Materia de Registros (OAMR).- La LPA, siendo la más electrónica de la Historia,
tiene un gran impacto en la atención presencial. Las AAPP no solo “atenderán”
sino que en una nueva generación del servicio público asistirán a los
ciudadanos en los términos del art.
12 de la LPA. En definitiva las OAMR sustituyen (en realidad integran) a
los clásicos Registros. Un Registro que, como no puede ser de otra manera, es
electrónico:
Cada Administración
dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el
correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en
cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o
dependiente a éstos.
También se podrán anotar
en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o
particulares. Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada
Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente
interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la
Administración de la que depende. Ver el artículo
16 LPA Registros. Ver la Guia
Funcional para las Oficinas de Registros SIR.
C. Certificados electrónicos.-
Regulados en mayor medida en la Ley de Régimen Jurídico, qué duda clave que los
distintos certificados electrónicos (básicamente sellos y firmas soportados en
certificados avanzados y reconodidos o cualificados) son la herramienta de
avance y validación de los trámites electrónicos. Se puede definir certificado
de firma electrónica como una declaración electrónica que vincula los datos de
validación de una firma con una persona física y confirma, al menos, el nombre
o el seudónimo de esa persona (eIDAS, art. 3.14). Véase la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y
Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración (NTI- PFSEC)
E.Esquemas Nacionales (ENS y
ENI).- Aunque tienen un mayor protagonismo legal en la LRJ (Ley 40/2015),
devienen absolutamente imprescindibles para el funcionamiento general de la
Administración, incluidos por supuesto los trámites electrónicos del
procedimiento. El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto establecer la
política de seguridad en la utilización de medios electrónicos en el ámbito de
la presente Ley, y está constituido por los principios básicos y requisitos
mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada.
(LRJ, art. 156.2). El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprende por su
parte el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad,
conservación y normalización de la información, de los formatos y de las
aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones
Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la
interoperabilidad (LRJ, art. 156.1).
D. Digitalización.- Aunque no
es un concepto nuevo, con la LPA
adquiere protagonismo el término “copia electrónica” (técnicamente, y en la
ley, “copia auténtica”). Se trata de un instrumento de fehaciencia
imprescindible para la desaparición del papel, en mitad del camino entre el
cotejo y la compulsa (más cerca de la primera), a través de la digitalización
de documentos. Según la LPA, tendrán la consideración de copia auténtica de un
documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea
su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las
que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su
contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los
documentos originales. Las copias auténticas de documentos privados surten
únicamente efectos administrativos. Por supuesto, las copias auténticas
realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes
Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las
Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas
mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados. Se deberá mantener actualizado un registro, u otro
sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la
expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y
estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los
efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o
sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios
en las OAMR. Véase la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de
Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica
de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre
documentos electrónicos, así como su Guía de aplicación.
I. Identificación y firma.
Para que la administración electrónica sea algo usable, se deben flexibilizar
los requisitos formales y técnicos para el acceso a la misma. No nos cabe duda,
en este sentido, de que el futuro pasa por la generalización de los sistemas de
identificación (electrónica), como Cl@ve, reservando la firma (también
electrónica) para los trámites realmente indispensables, desapareciendo
simultáneamente la firma manuscrita sustituida por la electrónica y la
biométrica. Según la LPA, los interesados podrán identificarse electrónicamente
ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con
un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad. En
particular, serán admitidos, los sistemas siguientes:
a) Sistemas basados en
certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica
expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de
servicios de certificación». A estos efectos, se entienden comprendidos entre
los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona
jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.
b) Sistemas basados en
certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico
expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de
servicios de certificación».
c) Sistemas de clave
concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas
consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.
Véase Identificación
y firma de los interesados en el nuevo procedimiento administrativo
(10 cuestiones)
M.- Metadato. Este es el
concepto clave de la moderna gestión documental. Las propias copias auténticas
deben incorporar los metadatos del documento original. Se puede definir como un
dato que a su vez define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de
metadatos según su aplicación (Glosario de Términos del ENI). Por su parte,
metadato de gestión de documentos es un concepto puro de archivística. Se
define como una información estructurada o semiestructurada que hace posible la
creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de
su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar,
autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los
procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan (GTENI).
I.- Interoperabilidad. Más
allá de la referencia ad hoc a los Esquemas, obviamente de grandísima
importancia, el de interoperabilidad es el probablemente el principio angular
del procedimiento electrónico. Según el Glosario de términos del Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (fuente
principal de la presente entrada), interoperabilidad es la capacidad de los
sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan
soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento
entre ellos. Recordemos que la LPA señala expresamente que “los interesados no
estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier
Administración” (art. 28.2). Resulta evidente que el mejor servicio
público pasa por reducir las cargas administrativas de los ciudadanos, lo cual
únicamente es posible no solo con la implantación individual de la
administración electrónica, sino a través de la comunicación y homologación “de
todas las administraciones electrónicas”, es decir, de la interoperabilidad. La
interoperabilidad, que no es un concepto nuevo pues ya se regulaba en 2007 (Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos) y 2010 (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se
regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la
Administración Electrónica), se erige por todo ello en un concepto clave
tanto de la administración electrónica como de la transparencia. De
hecho la información publicada en los portales de transparencia será conforme
al Esquema Nacional de Interoperabilidad (art. 11.b) de la Ley de
transparencia). Otros aspectos relevantes de la interoperabilidad mencionados
en la LPA son:
d) Requisito
jurídico-técnico de las copias electrónicas o copias auténticas. Para
garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y
por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas
deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el
Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo (art. 27 de
la Ley de procedimiento).
e) Remisión del expediente
administrativo a otras instancias. Cuando en virtud de una norma sea preciso
remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas
de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y
acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga
(art. 70 de la Ley de procedimiento).
E. e-Archivo.- El archivo
electrónico es asimismo obligatorio. Cada Administración deberá mantener un
archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a
procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa
reguladora aplicable (art. 17.1 LPA). Los documentos electrónicos deberán
conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y
conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo
transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de
trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser
autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 y
46.2 LPA). Además, los medios o soportes en que se almacenen documentos,
deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el
Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el
control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la
legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3 LPA). Véase El
archivo electrónico en la Ley de procedimiento (10 preguntas
y respuestas). Véase La
importancia del archivo electrónico en la lucha contra la corrupción
N. Notificación. -La
regulación vigente de las notificaciones administrativas viene contenida en
los arts.
40 y ss de la LPA, los cuales se inclinan claramente por la notificación
electrónica -con la laguna, quizá, de no sobreentenderla cuando el interesado inicia
el procedimiento de forma electrónica-; mientras que las notificaciones de las
personas jurídicas y el resto de sujetos a los que se refiere el art. 14.2, son
siempre electrónicas, al igual que todas sus comunicaciones con la
Administración. Véase 10
preguntas y respuestas sobre la notificación electrónica.
T. Transparencia.- El
procedimento electrónico es mucho más transparente, por naturaleza. Del mismo
modo, entedemos que es imposible para una Administración cumplir con las
obligaciones de transparencia sin la previa implantación de un funcionamiento
electrónico, especialmente en cuanto a la gestión documental. A nivel negal, surgidas
del CORA, las leyes de procedimiento y transparencia están totalmente
vinculadas. Como dispone la Exposición de Motivos LPA: “En efecto, la
constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el
cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer
información puntual, ágil y actualizada a los interesados“. Véase Relaciones
entre la Ley de procedimiento electrónico y la Ley de transparencia
O. Open Government.- Esta es
una cuestión de perspectiva, no tanto legal. La LPA es una Ley del procedimento
electrónico, pero aún no da el salto definitivo (sí un importante paso) hacia
la administración electrónica, un concepto mucho más amplio. Administración
electrónica, recordemos, es el «uso de las TIC en las AAPP, combinado con
cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios
públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas
públicas (Comisión Europea)». Vemos que pretende “mejorar los procesos
democráticos”. La misma transparencia es un medio para el miso fin. Manejamos
el concepto Gobierno abierto, entendido como un sistema actual de gobierno de
democracia reforzada, que se apoya en la transparencia y la rendición de
cuentas como medio para procurar una mayor participación y colaboración del
ciudadano y de la totalidad de actores públicos. Javier Llinares (2007) señala que: «Un Gobierno Abierto es aquel
que entabla una constante conversación con los ciudadanos con el fin de oír lo
que ellos dicen y solicitan, que toma decisiones basadas en sus necesidades y
preferencias, que facilita la colaboración de los ciudadanos y funcionarios en
el desarrollo de los servicios que presta y que comunica todo lo que decide y
hace de forma abierta y transparente».
1L.2E.3Y.4D.5E.6P.7R.8O.9C.10E.11D.12I.13M.14I.15E.16N.17T.18O.
