"La procrastinación se convierte en un problema muy grave en la gestión de proyectos públicos complejos en que es necesaria la participación de un equipo que trabaje de manera colaborativa"
Por Carles Ramió. esPublico blog.- La procrastinación es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables. Atendiendo a esta definición, podemos entender que aquellas tareas que son más susceptibles de ser postergadas son aquellas que no nos divierten.
He encontrado este término con su definición en la red precisamente en un momento en que estoy padeciendo esta disfunción laboral y productiva. Hoy me había impuesto trabajar en la mejora del borrador de un libro que estoy escribiendo y que se me está enrevesando. Y ya ven a lo que dedico mi tiempo… La procrastinación es una tendencia natural de las personas tanto en su vida personal como es su dimensión laboral. Es estremecedor pensar en la cantidad de parejas sentimentales que se hubieran salvado e hijos que no se hubieran extraviado sino hubiéramos caído en la trampa de la procrastinación. Pero esto es otro tema ya que en este foro solo procede tratar el impacto de la procrastinación en el ámbito laboral de la Administración pública. Vamos a presentar un conjunto de reflexiones al respecto:
Primero, retrasar las actividades laborales que menos nos seducen es una tendencia natural que suele superarse mediante distintos mecanismos: la autoexigencia y autodisciplina del empleado público, la urgencia objetiva en superar el escollo, la supervisión y presión del responsable administrativo, la presión del colectivo ante unas dinámicas de trabajo de carácter cada vez más colaborativas, etc. Son estas lógicas laborales las que permiten aflorar que la actividad de uno se está convirtiendo en el cuello de botella del proyecto para que se vea forzado a dedicar su tiempo en algo que no le guste por el motivo que sea.
Segundo, ¿la tendencia a la procrastinación es más acusada en el trabajo presencial o en el trabajo a distancia? La respuesta es ambivalente. Por una parte, puede parecer que la presión casi física del trabajo presencial puede favorecer la atención correcta en tiempo y forma de aquellas tareas que nos resultan indeseables. Pero también se puede argumentar que con el trabajo a distancia podemos disfrutar de una calidad ambiental de mayor tranquilidad y sosiego que nos permita afrontar las tareas más ingratas y complejas. Es usual que los trabajadores dejen un espacio semanal para gestionar lo que consideran “marrones” y aprovechen el teletrabajo para solventarlos con fluidez.
Tercero, la procrastinación se convierte en un problema muy grave en la gestión de proyectos públicos complejos en que es necesaria la participación de un equipo que trabaje de manera colaborativa. El trabajo público suele canalizarse, en buena parte, mediante estas dinámicas que las hacen muy vulnerables a que se vean afectadas, en un momento u otro, por algún empleado público que se retrase y rompa la dinámica de trabajo. Esta contingencia ubica al responsable administrativo de este proyecto en una posición de alerta constante que suele generarle mucho estrés. Estas potenciales disfunciones suelen superarse, pero con mucho esfuerzo colectivo y, en especial, directivo.
Cuarto y más relevante lo que me preocupa no es tanto la procrastinación sino la posible respuesta a este reto de manera superficial o epidérmica. Es decir: se asume la tarea ingrata, pero se hace de manera endeble o incluso frívola, sin contemplar el núcleo del problema o de atender la intervención que realmente es necesaria. Se trata de la atávica dinámica de echar balones fuera que no aportan valor añadido sino valor negativo ya que alguien tendrá que atender, de nuevo, el fondo del tema sea otro empleado, el responsable administrativo o de nuevo el mismo empleado, pero con un enorme esfuerzo para volver a entregarle el balón no jugado. Este tipo de patológicos comportamientos laborales siempre han existido, pero da la impresión que han incrementado de una manera significativa durante los últimos años. Muchos pueden ser los motivos y algunos muy profundos y complejos: vivimos unos tiempos de cambio en que hay una erosión de la autoridad y de la confianza en múltiples dimensiones, de relajación de la responsabilidad ya que es políticamente correcto comprender todo tipo de problemas y contingencias que puedan afectar a un trabajador, aunque éstas sean estrambóticas y poco consistentes, etc. El resultado es que ahora es más fácil que nunca responder al reto de la procrastinación de una manera superficial y formal.
Quinto, habría que analizar si hay alguna relación de causa-efecto entre los grandes cambios en la nueva organización del trabajo de la Administración y esta tendencia a responder al fenómeno de la procrastinación de manera ligera e insustancial. Desde mi punto de vista las tres grandes novedades son el teletrabajo, el trabajo colaborativo y el imparable envejecimiento de los empleados públicos. ¿Pueden ser estos tres ingredientes lo que expliquen este fenómeno? No está claro y dependerá de muchos factores, pero hay algunos elementos que inducen a pensar que sí hay alguna causalidad. El teletrabajo implica que los equipos cada vez tienen menos espacio en que compartan proximidad física con los compañeros y con el responsable administrativo. En este contexto es más fácil generar (y más complejo vigilar) las aportaciones insustanciales. La virtualización del trabajo puede difuminar estas malas prácticas laborales. Lo mismo puede decirse, aunque sea una paradoja, con el trabajo colaborativo. Es obvio que estas malas prácticas no son la norma, pero pueden empoderar de manera sutil a los empleados más proclives a la procrastinación. Otro tema muy diferente es el vinculado al envejecimiento de los empleados públicos. Cuando un trabajador tiene conciencia que su vinculación laboral está cerca o en la fase final puede tener la tentación natural de relajarse. Depende de cada perfil personal y profesional pero puede existir la inercia general en que los seniors cada vez se impliquen menos en las dinámicas de trabajo por agotamiento, por carecer de incentivos para reciclarse, por desengaños profesionales, por considerar que no tiene sentido repetir las dinámicas propias de Sísifo (tan proclives en la Administración), por resistencia al cambio profundo que está experimentado la organización del trabajo, por aquella sensación que a uno le queda poco permanecer el convento…, etc.
Estas negativas tendencias se superan mediante el sobreesfuerzo de los empleados más dinámicos y autoexigentes y gracias a unos responsables administrativos cada vez más estresados que dedican más tiempo a atender el trabajo no resuelto por sus empleados que a ejercer las funciones realmente directivas. Pero quizás con este sobreesfuerzo no es suficiente ante la evidencia empírica que durante los años postpandemia las administraciones públicas cada vez responden peor, tanto en tiempo como en continente y contenido, a las necesidades de la ciudadanía.
Bien, en todo caso doy ahora por superado mi momento de procrastinación y vuelvo a trabajar en el borrador de mi maldito libro.
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